SOMPOビジネスソリューションズ様

お客様名

SOMPOビジネスソリューションズ株式会社

お客様概要

SOMPOグループの一員として、損保ジャパンの社員や代理店、取引先の皆さまに人財開発のプログラムや経営支援にかかるコンサルティング等を提供しています。

業種

サービス業

事業内容

教育研修事業
代理店経営コンサルティング
代理店経営に関する情報提供など

創業

1990年(平成2年)2月

所在地

東京都新宿区西新宿1-26-2 新宿野村ビル

URL

https://www.sompo-bss.com/


始めに

SOMPOビジネスソリューションズ株式会社様ではCOCOMITEを損保ジャパン様の代理店さんに対するマニュアルコンサルティング向けツールとして活用頂いております。COCOMITEの導入効果や今後の展望について、プロ代理店支援本部コンサルティング部 山下様及び城田様にお伺いしました。
(本インタビューは2020年12月時点の内容です。)

COCOMITE導入の背景

SOMPOビジネスソリューションズ株式会社様(以下、BSS様)「当社はSOMPOグループの一員として、損保ジャパンの社員や代理店さん、取引先の皆さまに人材開発のプログラムや経営支援にかかるコンサルティング等をご提供しています。
我々のチームでは、保険販売を専業としているプロ代理店さん向けに各種コンサルティングを提供しており、その中で代理店さん内の内務事務(保険契約の成立までの事務プロセス・保全対応など)の効率化のために、業務を標準化・可視化する対応手順やルールを記載したマニュアルを提供したいと考えました。既にマニュアルなどを作成している代理店さんももちろんいらっしゃいましたが、改めてマニュアル化すべき対象業務を明確化し、作成・修正・活用方法(PDCA)を含めて、代理店さんにコンサルティングとして提供したいと感じていたからです。この新たなコンサルティングを企画した際に、マニュアルを作成するツールとしてCOCOMITEを導入しました。」

COCOMITE導入の決め手

BSS様「マニュアルの作成・修正のしやすさ、実際の写真や動画などを埋め込むことができることから、Webマニュアルで作成したいと考えました。何社かのツールを比較検討した結果、COCOMITEを採用しました。」

COCOMITEの導入効果

BSS様「まずはマニュアルのひな形を作成し、そのひな形を代理店さんごとにカスタマイズし、PDFで納品しています。もともと教科書的なマニュアルは存在していますが、代理店さんの現場目線で見直しています。
このマニュアル作りはPowerPointやWord文書だとフォーマットが自由な分細かな調整に負荷がかかったりしますが、COCOMITEは写真の配置などのフォーマットが決まっておりマニュアルの作成に集中できます。また、現在はコロナ禍の影響でWeb会議にて代理店さんと打ち合わせを行っていますが、Webマニュアルのため画面共有しながらマニュアルを修正していく作業がしやすいです。さらに、COCOMITEはページ(Step)を入れ替えても自動的に番号が修正されるのでPowerPointに比べるとページの入れ替えがかなり楽になりました。これらにより、PowerPointやWord文書での作成より業務負荷が半分近くに減ったと思います。
今年はトライアルという位置づけですが3か月で6代理店さんにコンサルティングを提供し、次年度はさらに多くの代理店さん(約20店)に本コンサルを提供したいと考えています。」

マニュアル作成・運用で大事にしていること

BSS様「メンバーの中には社内のシステムやツール開発を経験した者もおり、マニュアル作成においては属人的ではなく、最初にメンバー間で業務の全容を合意してから進めることが重要だという認識がありました。そのため、マニュアルの作成・運用方法を以下のように定めて実施しています。

1.最短ルートで手戻りなく作成するコツ
マニュアル作成には時間がかかりますが、以下のように流れを定め、最短の時間でマニュアルを作成することができています。
①マニュアルの作成目的・活用方法の目線合わせ
チームメンバーで「誰に」「何のために」「どのように活用するか」などを確認しています。

②マニュアルの構成・STEP名の確定、入力項目の明確化
マニュアル作成作業を分担する前に、個人ワークで「マニュアルの構成」「STEP名」を各自考え、全員で意見交換のうえ確定版を決定しています。次に、各STEPに入力する項目や画像イメージを決定しています。

③分担でのマニュアル作成作業
①②をまずは全員で行い全員で合意形成していますので、各自で分担したマニュアル作成作業はスムーズに実施できています。

④全員でのレビュー・修正
その後、①②の観点で全員でレビュー・修正を行います。これも事前に①②の観点を合意しておくことで、修正の判断基準が明確となり、ほとんど修正は発生しませんでした。

⑤ひな形をもとに代理店さんごとに修正を行う
代理店さんにヒアリングを行い、ひな形からの修正点の洗い出し及び修正作業を行い、納品します。一つのマニュアルを作成するために必要な期間は、代理店さんの都合もありますが、おおよそ2-3ヶ月かかります。

2.メンテナンスシートの活用
マニュアルは作成して終了ではないため、代理店さん向けにマニュアル活用のためのメンテナンスシートを作成し、このシートの活用方法と共に代理店さんに提供しています。このシートは「責任者」「修正履歴」「次回メンテナンス日」などを管理するためのものになります。」

COCOMITEへの期待

BSS様「このようなWebマニュアルは、大企業だけでなく、中小企業や社内でのチーム単位などで使用するニーズが多くあると考えます。そのため、手軽に活用できるようなシンプルさがあっても良いと思います。例えばロールや機能をぐっと絞ったり、スマートフォンアプリで簡単に確認できるようにするなどです。また、アウトプットの手段について、例えばPowerPointやWordなどへのアウトプットなど増やしていただきたいです。今後の機能向上に期待しております。」

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