FAQ
サービス機能（基本）
- ワークスペースとはどのようなものですか？
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ワークスペースは契約単位でご利用いただくCOCOMITEのご利用環境です。ワークスペース内でユーザー管理、ドキュメント管理を行っていただくことが可能です。お申込みの際にワークスペースIDをお申込みいただきます。ログイン時にはワークスペースID、ユーザーID、PWが必要となります。
ワークスペースは自社ユーザーのみでも、社外のユーザーと一緒でもご用途に応じてご利用可能です。
- ワークスペースIDは利用中に変更できますか？
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原則ワークスペースIDの変更はできません。ワークスペース名は変更可能です。
- 同じメールアドレスで他のワークスペースを利用することは可能ですか？
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はい、可能です。同一メールアドレスで複数のワークスペースに登録して利用できますので、部門やプロジェクトで横断した利用環境を切り替えて使うことも可能です。各ワークスペースのログインURLをブックマークしておくことをお奨めします。
- ユーザーのシステム権限にはどのようなものがありますか？
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システム権限には3つあり、システム権限ごとにワークスペース上の利用機能が限定されます。
①管理者：ワークスペース内の全機能が利用可能。全フォルダ・マニュアルの設定・編集が可能。管理者は1名のみ登録可能です。（副管理者は複数名登録可能）
②運用者：管理者代行的権限で、ゴミ箱を空にすること以外はすべての機能が利用可能。複数名設定が可能です。
③一般：フォルダ・マニュアルの設定・編集・閲覧が可能。
管理者は初期状態に登録されるためすべてのフォルダ・マニュアルの設定・編集・閲覧が可能ですが、②運用者と③一般ユーザーは後から追加するため、利用するフォルダ・マニュアルの設定・編集・閲覧は都度メンバーとして設定することが必要です。
詳しくは導入前デモや商談時に営業にご相談いただくか、お問い合わせよりご相談ください。
- 新たなユーザー登録は誰ができますか？
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システム権限で管理者、副管理者、運用者のユーザーがユーザー登録することができます。
- ユーザーをグループ単位でまとめて管理することは出来ますか？
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可能です。グループは1階層作ることができます。
複数のグループに同一のユーザーを登録することが可能です。
複数フォルダでアクセス権限設定を行う必要がある場合、対象フォルダにグループを紐づけておくことで、グループのメンバー管理を実施すれば良くアクセスコントロールが効率化できます。
- フォルダにアクセスできるメンバーの役割にはどのようなものがありますか？
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フォルダにアクセスできるメンバーの役割には、フォルダ管理者、編集者、閲覧者があります。
フォルダ管理者：フォルダにアクセスできるユーザー・グループ管理と、フォルダ・マニュアル検索、フォルダ作成、マニュアル作成・編集、公開・共有が可能です。
編集者：フォルダ・マニュアル検索、マニュアル作成・編集、公開設定、閲覧・共有が可能です。
閲覧者は、フォルダ・マニュアル検索、閲覧・共有が可能です。
フォルダメンバーの設定はユーザー単位でもグループ単位でも行うことが可能です。ユーザー単位で行う場合にはユーザー単位に役割を任意に設定でき、グループ単位で行う場合にはグループに先に設定された役割を継承します。
- 1つのアカウントで複数の端末から同時にログインすることはできますか？
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同一アカウントで5端末まで同時にログイン可能です。その後追加でログインが行われた際は、一番最初にログインした端末がログアウトされます。
- スクリーンショット、コピーした画像のアップロードは可能ですか？
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はい、可能です。右クリックもしくはショートカットキーでの貼り付けに対応しています。
システム操作マニュアルの作成や既存マニュアルからCOCOMITEへの移行にご活用いただけます。
- マニュアルにWord,Excel,PPT,PDFなどの添付はできますか？
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マニュアルにWord,Excel,PPT,PDFの添付が可能です。1ステップにWord・Excel・PPTを合わせて4つまで添付可能です。
- フォルダ、ファイル検索は可能ですか？
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基本検索としてフォルダやマニュアルファイル、マニュアルの概要のキーワード検索、詳細検索としてマニュアルに追加したタグの絞り込みが可能です。
マニュアル全文検索機能もご利用いただけます。
- マニュアルのURL共有は可能ですか？
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はい、フォルダ、マニュアルのURLをコピーして共有可能です。QRコードを生成し共有もできます。
なお、外部共有リンクについてもCOCOMITE上でQRコードの生成が可能です。
- マニュアルに動画や画像の添付はできますか？
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マニュアルに動画や画像の添付が可能です。1ステップに画像・動画・PDFを合わせて4つまで添付可能です。
- 管理者は複数人登録できますか？
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管理者は1名のみの登録です。
副管理者は複数名設定が可能です。
- フォルダは何階層作れますか？
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最初に表示される状態を1階層目として、5階層までフォルダを作成することができます。
- 利用環境を教えて下さい。
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本サービスはインターネットブラウザもしくはスマートフォン・タブレットアプリよりインターネットに接続してご利用いただきます。
インターネットブラウザはGoogle Chromeの最新版にて動作確認を行っております。
スマートフォン・タブレットアプリはiOS・Androidにて利用可能です。iOSはApp Store、AndroidはPlayストアよりダウンロードいただけます。
サービス機能（応用）
- マニュアルテンプレートの作成は可能ですか？
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はい、可能です。
テンプレートマニュアルとして構成したファイルを作成し、ファイルタイトルに「ファイル名（テンプレート）」と設定、タグに「テンプレート」を設定、公開設定はせずに編集者のみで活用することで、
体裁の整ったマニュアル作成を全メンバーで運用できます。
- マニュアル内にハイパーリンクを設定できますか？
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ハイパーリンクの設定は、本文エリアのハイパーリンクボタンより設定いただけます。
COCOMITEの別の公開マニュアルのURLを貼って連携させたり、他サイト情報、社内サーバーのフォルダ、ファイルのパスを貼ることなども可能です。
- マニュアルはバージョン管理されますか？
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マニュアルは最新のバージョンのみ表示されます。「公開する」を押す度にバージョンが1つ上がります。
履歴として「変更履歴」に記録されているものを表示可能です。過去のバージョンについてはバージョン名、変更履歴内のコメント、変更者、変更日のみ表示可能です。現在は過去のバージョンを切り出すことはできますが、戻すことは出来ません。
- マニュアルを公開するための承認フローを作ることは出来ますか？
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トライアル・スタンダートプラン・エンタープライズプラン・ミディアムパック・ラージパックにて利用可能です。
- 各種ログ管理機能はありますか？
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管理者は閲覧ログを参照することができます。月ごとのマニュアル閲覧数を確認することができます。
- マニュアルのレイアウトは固定ですか？
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はい、マニュアルレイアウトは固定となります。
マニュアルそのものの制作に集中いただくため、あえてレイアウトを固定とさせていただいております。
概要、章節項3階層構造の目次ステップ、1ステップ内にタイトル＋本文＋画像動画PDF計4つ+Word/Excel/PowerPointファイル計4つまで活用できるレイアウトにて、作成いただけます。
- ステップは階層構造を作ることは出来ますか？
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ステップは3階層設定することが出来ます。章・節・項として文章を構造化することが可能です。
- 1マニュアルにつき作成出来るステップ数の上限は？
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1マニュアルにつき作成出来るステップ数の上限は合計250となります。
- タグとはどのようなものになりますか？
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マニュアル上にタグと呼ぶ任意のキーワードを登録することによって、検索の際にタグで絞ることができます。
タグの作成方法などの詳しい手順は下記URLの「タグ管理」を参照くださいませ。現状マニュアルを探す場合はタイトル検索とタグ検索を使って絞り込むことができ、全文検索機能は今後のリリースを予定しております。
- タグ設定に上限数はありますか？
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タグの数に関してですが、システム上では上限が設定されておりません。
ただ、運用や管理面を考えてあまり細かく設定しないことをおすすめいたします。
- 外部公開設定はどのような単位で設定出来ますか？
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フォルダ単位もしくはマニュアル単位で設定が可能です。
- 外部公開リンクは1つのワークスペース上で設定できる上限はありますか？
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上限はありません。
- 外部公開リンクのアクセス制限の設定は可能ですか？
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はい、パスワードを付与することが可能です。
- 外部公開リンクは1つのマニュアルで複数設定できますか？
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申し訳ございませんが、1つのマニュアルでは1つの設定のみ可能です。
- 外部公開リンクで公開したマニュアルでの制限事項はどのようなものになりますか？
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外部公開リンクで共有したマニュアルは閲覧専用となります。マニュアル上でのプリント機能やPDF作成機能はご利用になれません。
- 外部公開機能では閲覧者アカウントは必要ないのでしょうか？
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はい、ログイン無しでマニュアルを閲覧できるためアカウント発行は不要となります。
- 外部公開リンクのURLを任意のURLにすることは出来ますか？
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大変申し訳ございませんが、任意のURLに変更する機能は設けておりません。
トライアルについて
- トライアルで利用できるサービス機能の制限はありますか？
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COOCMITEのすべての機能を30日間利用できます。
ご利用いただけるアカウント数にも上限はございません。
- トライアル申込はどのようにできますか？
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Webサイトのトライアル申込フォームからお申込みいただけます。（お申し込みフォームはこちら）
- トライアルで利用したデータを有償プランでそのまま使えますか？
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はい、可能です。但しトライアル終了日から1カ月以内で有償プランへお申し込みいただくことが必要です。
- トライアルに料金はかかりますか？
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トライアル時は無償にてご利用いただけます。
なお、トライアル時に作成されたマニュアルなどは、有償化時に引き継ぐことができます。
料金プランについて
- 料金プランの考え方を教えてください。
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従量課金プランの場合、初期登録費65,000円、基本サービス（エントリー・スタンダード・エンタープライズプランから選択）に加えて、月々の編集ユーザー数、閲覧ユーザー数、データ利用容量に応じた従量課金でご利用いただけます。
パッケージプランの場合、初期登録費65,000円、基本サービス（もしくはスモールパック・ミディアムパック・ラージパック・トリセツパック）にてご利用いただけます。
月額29,600円からスモールスタート可能で、利用量に応じて料金が変わる柔軟な料金体系となっています。
営業から料金シミュレーターを用いてご案内させていただくことも可能です。
- ユーザーのシステム権限により利用料金は異なりますか？
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ユーザーのシステム権限によって利用料金は変わりません。
フォルダに設定されるユーザーの役割（フォルダ管理者・編集者、もしくは閲覧者）の数によって月々の利用料金が変わります。
- ボリュームディスカウントはありますか？
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はい、編集ユーザー数、閲覧ユーザー数、データ利用容量ごとに単価レンジをご用意し、使えば使うほど単価が安くなります。スモールスタートで小さく始めて、合計金額を抑えながら徐々に規模を大きくできる料金体系となっています。
- 利用料金の支払方法を教えてください。
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従量課金プランの基本サービスの支払い方法は月額プランと年額プランの2つ、パッケージプランの基本サービスの支払い方法は年額プランの1つとなります。
※従量課金プランの従量料金は月々のお支払いとなります。年額プランでも従量料金は月々のお支払いとなります。
- トライアル、有償プランの申し込み方法を教えてください。
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当社COCOMITE 製品Webサイトのお問い合わせフォームまたはコニカミノルタジャパン(株)の担当営業にお問い合わせください。
トライアルのご利用方法や有償プランの契約方法・発注の流れ等を営業担当よりご案内させていただきます。
- 利用開始当月の費用には何が含まれますか？
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初期登録費、サービス基本料及び従量課金費用を請求します。年払いの場合は利用開始当月にお支払い頂きます。
- 月々の従量課金の対象期間は？
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集計期間は前月26日から当月25日になります。
この期間中で以下を通り料金計算いたします。
編集ユーザー数、閲覧ユーザー数、データ利用容量は最大値、外部公開アクセス数は累計値となります。
- 基本サービスのプラン変更は可能ですか？
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はい、可能です。
月額プランの場合、上位へのプラン変更は各月15日まで。下位へのプラン変更は契約満了月の前月15日までのみ。プラン変更は受付翌月より反映いたします。
年額プランの場合、上位・下位ともプラン変更は契約満了月の前月15日までに受付、プラン変更は契約更新時より反映いたします。
- 解約のルールを教えてください。
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契約終了3カ月前までに当社COCOMITE運営に解約申込書が受理されることが条件となります。
詳しくはサービス内のお問い合わせフォーム、または営業担当にお問い合わせください。
- 有償プランを申し込み後、契約開始のタイミングを教えてください。
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お申し込み頂いた後、当社COCOMITE運営チームにて開通手続きを行います。開通後、お客様にメールにて通知が行きますのでその日よりご利用いただけます。
トライアルをご利用のお客様は原則トライアル環境をそのまま切り替えますのでトライアルでお作り頂いたコンテンツをそのままご活用いただけます。
- ユーザーやデータ利用容量等の追加は別途申し込みは必要でしょうか？
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従量課金プランご利用の場合、申し込みは不要です。
ユーザーの追加・削除、ファイルの保存・削除を行う際に自動的に計算が行われ請求させて頂きます。
- 外部公開設定の課金単位を教えてください。
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マニュアルにアクセスする毎に1アクセスとしてカウントします。
フォルダを表示している間はカウント外となります。
1アクセスでも行ったら課金されますのでご注意ください。
- 契約期間について教えてください。
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契約開始日から起算して12カ月後の月末までが契約期間となります。解約いただかない限り12ヶ月ごとの自動更新となります。
プラン変更や解約については、サービス内のお問い合わせフォーム、または営業担当にお問い合わせください。
- オンボーディングサポートとはどのようなものになりますか？
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COCOMITEの操作、運用やマニュアル作成に関する勉強会となり、通常は遠隔（Web会議）にて行います。時間はおおよそ1.5hほどとなり、細かな内容につきましてはお客様と打ち合わせて決定します。
サポートについて
- 操作サポートのお問い合わせはどのようにできますか？
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操作サポートは、サービスサイトログイン後の「お問い合わせ」機能から、お電話やフォームでお問い合わせいただけます。
「お問い合わせ」機能をご利用できるのは、ワークスペースの管理者や運用者のみであるため、ご本人確認を行わせていただきます。
- 操作サポートの開設時間帯と対応の流れは？
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電話の受付時間は弊社営業日9:00～18:00、Webフォームの受付は24時間365日行っております。
対応時間は有償プランのお客様には1営業日以内、トライアルのお客様には2営業日以内を目標に対応させていただきますが、サポートセンターが混雑している場合にはご連絡が遅れる場合がございます。
- 操作サポートは有償ですか？
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電話やメールでのサポートの場合は料金をいただきませんが、現地訪問等長時間の対応が必要な場合は別途課金させていただきます。
詳しいサポート体制については、ウェブサイトの「お問い合わせ」もしくは営業担当までお問い合わせください。
- 機能拡張やバグ修正はどのように行われますか？
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本サービスはクラウドサービスとなり、当社サーバー側でバージョンアップやバグ修正を行いますのでお客様側での作業は必要ありません。
ただしスマートフォン・タブレットアプリのバージョンアップの際はお客様側でのアップデート作業が必要です。
通常、水曜日の夜にアップデート作業が行われます。アップデート作業の間はご利用いただけませんのでご注意ください。
セキュリティについて
- セキュリティ対策を教えてください。
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通信やデータの暗号化や、不正アクセス、外部攻撃を遮断する仕組みなど各種脅威に各種対策を講じています。詳細はサービス仕様書にてご案内いたしますのでお問い合わせください。
以下セキュリティ対策の一部抜粋となります。
・ログイン認証に成功したユーザーのみがシステム利用を可能としています。
・インターネット通信をSSL通信にて暗号化しており、データ傍受、漏洩対策をしています。
・お客様のパスワード、ユーザー情報、システム内にアップロードされるデータ、バックアップデータは全て暗号化してデータベースに保存しており、復号化はシステム内で指定されたサーバー間通信でのみ可能とすることで情報資産を保護しています。
・不正アクセス、外部攻撃を遮断するためのファイアウォールを設置しています。
・通信、アプリケーション、サーバーのログを常時取得して、トレーサビリティを確保しており、常時監視を行っています。
・ワークスペース単位でグローバルIPアドレス制限を設定し、ワークスペース内のユーザー利用通信環境を制限することに対応しています。（基本サービスプラン及びオプション選択による）
- 新規に招待されたユーザーの初期登録の手順はどのようになりますか？
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システムから認証コード、認証登録URL付きの招待メールが送られてきます。
認証後、メールアドレス、初期パスワードを登録してユーザー登録が完了です。
※認証コードの期限は72時間です。認証コード切れしたユーザーはユーザー管理で削除してから、再度ユーザー招待を行ってください。
- セキュリティ認証は取得していますか？
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当社はグループ全体で情報セキュリティマネジメントシステム（ISO27001）の認証を取得し、当社セキュリティポリシーをはじめとした運用基準を定め運用を行っております。
その他
- ボランティア活動での利用も可能ですか？
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はい、可能です。審査のうえで半年間を基本にワークスペースを無償提供させていただきます。
お申込みに当たって、特定非営利活動法人(NPO法人)の設立認証、登記証明書の確認をさせていただいております。
《以下当社ニュースリリースより抜粋》
https://www.konicaminolta.com/jp-ja/newsroom/2019/1106-01-01.html
自然災害への復旧対応や地域・文化振興など、企業以外の各種ボランティア活動などにおいては、情報共有・連携・引継ぎなどに多くの課題を抱えています。
このような活動を支援するために、非営利活動の場合はCOCOMITEを無償提供いたします。- 反社会的勢力等に該当しないこと及び資金提供その他を通じて、反社会的勢力等の維持、運営若しくは経営に協力若しくは関与する等反社会的勢力等との何らかの交流若しくは関与を行っていないことを提供条件とします。
- 特定非営利活動法人(NPO法人)の設立認証、登記証明書のご提示を条件として、弊社で確認させていただいた上で利用環境をご提供します。
https://www.npo-homepage.go.jp/about/npo-kisochishiki/ninshouseido
- 3カ月ごとの利用状況確認と利用継続確認を予定しています。
- 申込期限、利用期間、利用条件、お申込み方法などの詳細情報を COCOMITE Webサイトにて掲載を予定しています。（https://cocomite.konicaminolta.jp/）
- どのような業種での導入実績が多いですか？
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様々な業種にて採用頂いておりますが、特に製造業・小売業・サービス業など、人でのオペレーションを行っている業種・企業での採用が多くなっております。
- コールセンターでの導入実績はありますか？
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はい、コールセンターでのクライアント別製品・サービスの問合せサポート業務にてCOCOMITEをご導入いただいております。
高い検索性の実現や、フォーマットに沿って誰でも簡単に作成できる見やすいマニュアルができ、顧客満足度向上やマニュアル作成・更新にかかる工数や人件費削減につながったとのお声をいただいております。
- マニュアルの作成方法について不安があり、サポートいただくことは可能でしょうか？
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紙マニュアルからの電子化やWord等で作成したマニュアルの移行に関してお悩みのお客様の為に、外部パートナーと連携したコンサルティングサービスを提供しております。
また、マニュアルの作成代行も行っております。
詳しくは「お問い合わせ」もしくは営業担当にご相談ください。
