ユーザーを一括招待する

概要

多くのユーザーを招待する場合、一人ずつ手入力すると時間がかかりますが、所定の項目を記載したCSVファイルを利用することで、ユーザーを一括招待をすることができます。

以下、一括招待の手順を説明します。
※この機能は管理者・運用者が使用できます。

STEP.1ユーザー管理画面を表示する

サムネイル01:ユーザー管理画面を表示する

ホーム画面右上メニューから「ユーザー管理」をクリックすると、ユーザー管理画面が表示されます。

STEP.2「ユーザーの一括招待をする」画面を表示する

サムネイル01:「ユーザーの一括招待をする」画面を表示する

画面右上の「ユーザー一括招待」をクリックすると、「ユーザーの一括招待をする」画面が表示されます。

STEP.3フォーマットをダウンロードする

サムネイル01:フォーマットをダウンロードする

Step1「ダウンロードする」ボタンをクリックすると、フォーマットCSVがダウンロードされます。
通常、PCのダウンロードフォルダにダウンロードされます。
ファイル名は「COCOMITE-ユーザー一括招待フォーマット .csv」です。

STEP.4CSVを編集する

サムネイル01:CSVを編集する

Step2「マニュアルを見る」ボタンから表示されるマニュアルを参考に、「COCOMITE-ユーザー一括招待フォーマット.csv」に設定内容を記載していきます。
ファイルを別名にすることも可能ですが、保存形式は「CSV(カンマ区切り)UTF-8(.csv)」に設定してください。

CSVファイルの編集方法はこちらをご覧ください:「ユーザー一括招待用のCSVの編集方法」

STEP.5「CSVアップロード」画面を表示する

サムネイル01:「CSVアップロード」画面を表示する

Step3「ファイルをアップロードする」をクリックすると、「CSVをアップロードする」のダイアログが表示されます。

STEP.6CSVファイルを選択する

サムネイル01:CSVファイルを選択する

「ファイルを選択する」ボタンをクリックすると、エクスプローラーが開くのでアップロードするCSVファイルを選択します。選択するとボタンの右横にファイル名が表示されます。

STEP.7ファイルをアップロードする

サムネイル01:ファイルをアップロードする
サムネイル02:ファイルをアップロードする
サムネイル03:ファイルをアップロードする

図①
「アップロードする」ボタンをクリックすると、一括招待処理を開始します。

図②
「ユーザーのー一括招待履歴」に行が追加され、実施時間・実施者・「設定中です」が表示されます。
一括招待が完了すると、「ユーザー一括招待履歴の結果を確認してください」という件名のメールが、実施者と管理者に送信されます。

※「ユーザーの一括招待履歴」は自動的に反映されないため、リロードしてください。処理結果が反映されます。

図③
成功の場合:「招待が正常に完了しました」
失敗の場合:「招待中にエラーが発生しました、エラー内容をご確認ください」
が表示されます。

STEP.8「ユーザーのー括招待結果」を表示する

結果の詳細を確認するため、「ユーザーの一括招待結果」を表示します。

STEP.8-1画面から表示する

サムネイル01:画面から表示する
サムネイル02:画面から表示する

「ユーザーの一括招待履歴」から結果詳細を見たい行をクリックすると「ユーザーの一括招待結果」が表示されます。

STEP.8-2メールから表示する

サムネイル01:メールから表示する

「ユーザー一括招待履歴の結果を確認してください」メールのURLをクリックすると、ユーザー一括招待履歴画面が表示されます。

STEP.9結果を確認する

STEP.9-1成功の場合

サムネイル01:成功の場合

CSVに設定されたすべてのユーザーが招待された場合は左の画面が表示されます。

STEP.9-2エラーの場合

サムネイル01:エラーの場合
サムネイル02:エラーの場合

図①
設定値に問題がある場合、エラーのある行をスキップしてユーザー招待が行われます。

左の画面でユーザー一括招待結果画面に取り込めなかった原因が表示されます。
エラー内容を参考に修正して、再度ユーザー一括招待を実施してください。

図②
エラー内容