ユーザーを一括招待する

概要

多くのユーザーを招待する場合、一人ずつ手入力すると時間がかかりますが、所定の項目を記載したCSVファイルを利用することで、ユーザーを一括招待をすることができます。

以下、一括招待の手順を説明します。
※この機能は管理者・運用者が使用できます。
※ワークスペースに招待できるのは最大2000人までです。

STEP.1ユーザー管理画面を表示する

サムネイル01:ユーザー管理画面を表示する

ホーム画面右上メニューから「ユーザー管理」をクリックすると、ユーザー管理画面が表示されます。

STEP.2招待サンプルCSVをダウンロードする

サムネイル01:招待サンプルCSVをダウンロードする

右上メニュー「招待サンプルをダウンロード」をクリックすると、サンプルCSVをダウンロードします。
通常、ダウンロードフォルダにダウンロードされます。
ファイル名は「COCOMITE-ユーザー一括招待【サンプル】 .csv」です。
このファイルには、記載例が書かれています。

STEP.3招待フォーマットCSVをダウンロードする

サムネイル01:招待フォーマットCSVをダウンロードする

右上メニュー「招待フォーマットをダウンロード」をクリックすると、フォーマットCSVをダウンロードします。通常、ダウンロードフォルダにダウンロードされます。
ファイル名は「COCOMITE-ユーザー一括招待フォーマット .csv」です。

STEP.4CSVを作成する

サムネイル01:CSVを作成する
サムネイル02:CSVを作成する

サンプルを参考にし、招待するユーザーを「COCOMITE-ユーザー一括招待フォーマット .csv」に追加していきます。
各項目間はカンマ区切りとなります。
ユーザーを追加したらCSVファイルを保存します。

図1:Excelで開いたとき
図2:テキストエディタで開いたとき

【項目説明】
ユーザー名:招待するユーザー名(必須)
ユーザー名カナ:招待するユーザー名カナ(必須)
システム権限:システム権限を設定。運用者または一般(必須)
メールアドレス:招待するユーザーのメールアドレス(必須)
グループ名:COCOMITE内に登録されているグループを設定(未設定も可)
フォルダ役割:グループ内でのフォルダ役割を設定。編集はまたは閲覧者(グループが設定されたときは必須)
備考:メモとして使用できます。システムには登録されません。

STEP.5一括招待する

サムネイル01:一括招待する
サムネイル02:一括招待する

右上メニューの「ユーザー一括招待」をクリックすると、エクスプローラーが表示されるので作成したCSVを選択します。

確認メッセージがでるので「招待する」をクリックすると、一括招待処理が開始します。
一括招待が完了すると、「ユーザー一括招待履歴の結果を確認してください」という件名のメールが、実施者と管理者に送信されます。

※処理に時間がかかりますので、メールが送付されるまでお待ちください。

STEP.6一括招待履歴を表示する

一括招待の結果は「一括招待履歴」画面に示されます。

「一括招待履歴」画面をどちらかの方法で表示させてください。
・メールから表示する(STEP6-1)
・画面から表示する(STEP6-2)

STEP.6-1メールから表示する

サムネイル01:メールから表示する

「ユーザー一括招待履歴の結果を確認してください」メールが送信されるので、メール本文中のURLをクリックしてください。ユーザー一括招待履歴画面が表示されます。

STEP.6-2メニューから表示する

サムネイル01:メニューから表示する

ユーザー管理画面、右上メニューの「ユーザー一括招待履歴」をクリックすると、ユーザー一括招待履歴画面が表示されます。

STEP.7ユーザー招待履歴を確認する

サムネイル01:ユーザー招待履歴を確認する
サムネイル02:ユーザー招待履歴を確認する

①すべて取り込めた場合(図1 1行目)
実施した数と取り込めた数が一致します。

②取り込めなかったユーザーがいる場合(図1 2行目)
実施した数と取り込めた数が一致しません。結果の「〇件中×件取り込みました」をクリックしてください。結果画面が表示されます。 ⇒【STEP.8】へ

③取込み処理中の場合(図2)
「招待処理中です」が表示されます。

STEP.8一括招待履歴結果を確認する

サムネイル01:一括招待履歴結果を確認する

ユーザー一括招待結果画面に取り込めなかった原因が表示されます。
エラー内容を参考に修正して、再度ユーザー一括登録を実施してください。

行番号:取り込んだCSVファイルの行番号

エラー内容