ユーザーを一括招待する
概要
多くのユーザーを招待する場合、一人ずつ手入力すると時間がかかりますが、所定の項目を記載したCSVファイルを利用することで、ユーザーを一括招待をすることができます。
以下、一括招待の手順を説明します。
※この機能は管理者・運用者が使用できます。
※1回で招待できる最大人数は10000人です。
STEP.1ユーザー管理画面を表示する
ホーム画面右上メニューから「ユーザー管理」をクリックすると、ユーザー管理画面が表示されます。
STEP.2「ユーザーの一括招待をする」画面を表示する
画面右上の「ユーザー一括招待」をクリックすると、「ユーザーの一括招待をする」画面が表示されます。
STEP.3フォーマットをダウンロードする
Step1「ダウンロードする」ボタンをクリックすると、フォーマットCSVがダウンロードされます。
通常、PCのダウンロードフォルダにダウンロードされます。
ファイル名は「COCOMITE-ユーザー一括招待フォーマット .csv」です。
STEP.4CSVを編集する
Step2「マニュアルを見る」ボタンから表示されるマニュアルを参考に、「COCOMITE-ユーザー一括招待フォーマット.csv」に設定内容を記載していきます。
ファイルを別名にすることも可能ですが、保存形式は「CSV（カンマ区切り）UTF-8（.csv）」に設定してください。
CSVファイルの編集方法はこちらをご覧ください：「ユーザー一括招待用のCSVの編集方法」
STEP.5「CSVアップロード」画面を表示する
Step3「ファイルをアップロードする」をクリックすると、「CSVをアップロードする」のダイアログが表示されます。
STEP.6CSVファイルを選択する
「ファイルを選択する」ボタンをクリックすると、エクスプローラーが開くのでアップロードするCSVファイルを選択します。選択するとボタンの右横にファイル名が表示されます。
STEP.7ファイルをアップロードする
図①
「アップロードする」ボタンをクリックすると、一括招待処理を開始します。
図②
「ユーザーのー一括招待履歴」に行が追加され、実施時間・実施者・「設定中です」が表示されます。
一括招待が完了すると、「ユーザー一括招待履歴の結果を確認してください」という件名のメールが、実施者と管理者に送信されます。
※「ユーザーの一括招待履歴」は自動的に反映されないため、リロードしてください。処理結果が反映されます。
図③
成功の場合：「招待が正常に完了しました」
失敗の場合：「招待中にエラーが発生しました、エラー内容をご確認ください」
が表示されます。
STEP.8「ユーザーのー括招待結果」を表示する
結果の詳細を確認するため、「ユーザーの一括招待結果」を表示します。
STEP.8-1画面から表示する
「ユーザーの一括招待履歴」から結果詳細を見たい行をクリックすると「ユーザーの一括招待結果」が表示されます。
STEP.8-2メールから表示する
「ユーザー一括招待履歴の結果を確認してください」メールのURLをクリックすると、ユーザー一括招待履歴画面が表示されます。
STEP.9結果を確認する
STEP.9-1成功の場合
CSVに設定されたすべてのユーザーが招待された場合は左の画面が表示されます。
STEP.9-2エラーの場合
図①
設定値に問題がある場合、エラーのある行をスキップしてユーザー招待が行われます。
左の画面でユーザー一括招待結果画面に取り込めなかった原因が表示されます。
エラー内容を参考に修正して、再度ユーザー一括招待を実施してください。
図②
エラー内容