承認フローの使い方
概要
承認フローは下書き中のマニュアルを承認者に確認してもらい、承認をもらってから公開する機能です。
承認者は最大5名まで設定でき、承認者全員の承認が完了すると、下書き中のマニュアルが新バージョンで公開されます。
承認依頼中の下書き中マニュアルは編集者以上であれば閲覧することはできますが、編集することはできません。公開されているバージョンはいままで通り閲覧できます。
承認者は確認したマニュアルが不適切な場合、差し戻しすることができます。
承認依頼者が承認依頼を取り下げることもできます。
承認依頼→承認・公開の場合
①承認依頼者が承認者を設定し承認依頼を出す。→【STEP.1】へ
②承認者が承認する。承認と同時に公開される。→【STEP.2】へ
承認依頼→差し戻しの場合
①承認依頼者が承認者を設定し承認依頼を出す。→【STEP.1】へ
②承認者が差し戻す。 →【STEP.3】へ
③承認依頼者が差し戻されたことを確認して下書きに戻す。→【STEP.4】へ
承認依頼→承認依頼取り下げの場合
①承認依頼者が承認者を設定し承認依頼を出す。→【STEP.1】へ
②承認依頼者が承認依頼を取り下げる→【STEP.5】へ
承認依頼中の進捗確認をする→【STEP.6】へ
※この機能はスタンダードプラン以上でご利用可能です。
※フォルダ管理者・編集者が使用できます。
※承認者にはフォルダ管理者・編集者が設定できます。
STEP.1承認を依頼する
編集者が作成したマニュアルを公開する前に、承認者に確認を依頼します。
STEP.1-1承認依頼をしたい編集中のマニュアルを開く
承認依頼したいマニュアルを開き（図①）、「編集タブ」をクリックします（図②）。
STEP.1-2「公開する」ボタンをクリックする
マニュアル画面右上にある「公開する」ボタンをクリックします。
STEP.1-3「承認を依頼する」ボタンをクリックする
「公開」か「承認依頼」か選択するメッセージが表示されるので、「承認を依頼する」ボタンをクリックします。
※「閲覧可能ユーザーにメールを通知する」にチェックを入れると、全ての承認が終わった後、マニュアルを閲覧できるユーザー全員にメールで公開通知が届きます。
※承認を依頼しないで公開する場合は「公開する」をクリックするとすぐに公開されます。
STEP.1-4承認者を設定する
承認者を設定する画面が表示されるので、承認者を依頼順に入力します。
プルダウンボタンをクリックすると承認者が表示されるので選択してください。（図①）
最大5名の承認者が設定できます。
承認者になれるのはマニュアルのフォルダ管理者・編集者です。
入力欄右の「×」ボタンをクリックすると選択した承認者がクリアされます。（図②）
STEP.1-5「次へ」をクリックする
「次へ」ボタンをクリックします。
STEP.1-6「依頼する」をクリックする
「承認依頼を送る」のメッセージが表示されます。（図①）
「依頼する」をクリックすると、最初の承認者に承認依頼メールが送付されます。
※「閲覧可能ユーザーにメールを通知する」にチェックを入れると、全ての承認が終わった後、マニュアルを閲覧できるユーザー全員にメールで公開通知が届きます。
編集画面は閲覧のみ可能となります。（図②）
マニュアル一覧のステータスは承認依頼中になります（図③）
※最後の承認者が承認するまでマニュアルは公開されません。
STEP.2承認をする
承認者はマニュアルを確認して承認します。
承認者が複数いる場合は、承認依頼時に設定した順番で承認依頼が回ってきます。1人の承認が終わると次の人が承認できるようになります。
STEP.2-1 承認するマニュアルを表示する
承認対象のマニュアルを開きます。
対象のマニュアルには「💬」のアイコンが表示されます。（図①）
※承認の順番が回ってきたマニュアルがある場合、フォルダに「！」のアイコンが表示されます。（図②）
STEP.2-2「承認する」ボタンをクリックする
承認の順番になると、「編集タブ」のマニュアル上部の青帯に「承認する」「差し戻す」ボタンが表示されます。
承認する場合は「承認する」ボタンをクリックします。
STEP.2-2-1承認の順番が途中の場合
次の承認者へ承認依頼メールが送付されます。
マニュアルは承認依頼中のままです。
STEP.2-2-2承認の順番が最後の場合
「承認しますか」の確認メッセージが表示されます。
「承認して公開する」をクリックすると、マニュアルが公開されます。
※承認依頼時に「閲覧可能ユーザーにメールを通知する」にチェックを入れていた場合は、マニュアル閲覧者へ公開通知のメールが送信されます。
STEP.3差し戻しをする
承認者はマニュアルを確認して承認依頼者に差し戻すことができます。
STEP.3-1差し戻しするマニュアルを表示する
承認対象のマニュアルを開きます。
対象のマニュアルには「💬」のアイコンが表示されます。（図①）
※承認の順番が回ってきたマニュアルがある場合、フォルダに「！」のアイコンが表示されます。（図②）
STEP.3-2「差し戻す」ボタンをクリックする
承認の順番になると、「編集タブ」のマニュアル上部の青帯に「承認する」「差し戻す」ボタンが表示されます。
差し戻す場合は「差し戻す」ボタンをクリックします。（図①）
「承認を差し戻しますか？」のメッセージが表示されるので「差し戻す」をクリックします。（図②）
承認依頼者に差し戻しメールが送付されます。
STEP.4差し戻されたことを確認して下書きに戻す
承認者によって差し戻されたマニュアルは、承認依頼中のままロックされています。
承認依頼者が下書きに戻すことで再編集が可能になります。
STEP.4-1差し戻されたマニュアルを表示する
承認依頼者は差し戻されたマニュアルを開きます。
対象のマニュアルには「！」のアイコンが表示されます。（図①）
差し戻されたマニュアルがある場合、フォルダに「！」のアイコンが表示されます。（図②）
STEP.4-2「下書きに戻す」ボタンをクリックする
「編集タブ」のマニュアル上部の青帯に、どの承認者から差し戻されたかの情報が表示されます。
「下書きに戻す」ボタンをクリックすると（図①）、下書きの状態のマニュアルに戻ります（図②）。
STEP.5承認依頼を取り下げる
承認依頼者は承認依頼中のマニュアルをいつでも取り下げることができます。
途中まで承認が進んでいる場合はすべて無効になります。
承認を取り下げると下書き状態に戻り編集が可能となります。
※管理者はすべてのマニュアルの承認依頼を取り下げることができます。
STEP.5-1承認依頼中のマニュアルを表示する
承認依頼を取り下げたいマニュアルを開き、「編集タブ」をクリックして表示します。
STEP.5-2「承認依頼を取り下げる」ボタンをクリックする
「編集タブ」のマニュアル上部にある「承認依頼を取り下げる」ボタンをクリックします。（図①）
「承認依頼を取り下げますか」のメッセージが表示されるので、「取り下げる」をクリックします。（図②）
承認依頼が取り下げられ、下書きのマニュアルに戻ります。
STEP.6承認状況を確認をする
マニュアルのフォルダ管理者・編集者は、承認依頼者・承認者以外でも承認がどこまで進んだかを確認することができます。
STEP.6-1承認依頼中のマニュアルを表示する
承認状況を確認したいマニュアルを開き、「編集タブ」をクリックして表示します。
STEP.6-2「承認状況を確認する」ボタンをクリックする
「編集タブ」が表示されるので、「承認状況を確認する」ボタンをクリックします。（図①）
承認状況を確認する画面が表示されます。（図②）