始めに

コニカミノルタジャパン株式会社（以下：KMJ）の営業支援部はKMJの顧客接点拡大のため、営業の社内業務支援している部署です。
COCOMITEの導入効果や今後の展望について6名に聞きました。

COCOMITE導入の背景

「人の入れ替わりや移り変わりが激しいため、業務引継ぎでは同じ作業を何度も教える手間がかかっていました。また、マニュアルはMicrosoft Officeアプリで作成後、個人個人で管理しており、フォーマットがばらばらで管理もできておらず、情報の共有化ができていませんでした。また、業務効率化と情報の共有化を図ることで、全国にいるメンバー同士のコミュニケーションを活性化できると考えました。
そのような中、社内で開発しているオンラインマニュアルツールを知り、自社実践を通してCOCOMITEを理解し、さらに改善要望などを提案しより良いツール開発の一助になればと考え導入を決定しました。」

COCOMITE導入の決め手

「COCOMITEの決め手は属人化していたノウハウを集積できることです。COCOMITE導入前は個人の知識や業務におけるコツ等は共有していませんでしたが、それらのナレッジをすべてCOCOMITEに落とし込み、URLやQRコードで常に最新版を共有できる点が良いなと感じています。更に、COCOMITEは作成から共有管理をウェブ上で行え、変更履歴を残せるので、マニュアルが更新された際に変更履歴を確認すれば、アップデートされた部分がすぐにわかります。これまでのように、いちいち全体を見て更新された部分を確認する必要がなくなり、効率化できていると感じます。」

COCOMITEの導入効果

「Microsoft Officeアプリを使ってマニュアルを作ろうとすると、まずフォーマットを作成してから内容を書いていきますが、COCOMITEはあらかじめフォーマットが用意されているため、マニュアルの内容をガシガシと書いていけます。また、作成後の更新もすぐに行えるため、業務効率化ができています。」

「また、営業支援部のマニュアルだけではなく、営業に向けたマニュアルも作成していて、困っている営業がいたら外部公開機能を利用して「ここ見てね」という形でURLやQRコードで簡単に共有できるので、これまでのようにメールやチャットの手間を省くことができました。」

「今回新たにマニュアルを作成したメンバーからは、これまで他の人では出来ない業務があるからと休みを取りにくかったが、COCOMITEで業務内容を共有するようになり、休みをとりやすくなったと意見をもらっています。」

「これまで同じ業務支援部門であったにもかかわらず地域が離れていることもあり、業務支援部門内でのコミュニケーションが少なく、地域を超えてわからない点を聞くことや連携し業務を行うということが出来ていませんでした。副次的な効果ですが、今回のCOCOMITE活用化の中で、発表会などを行い、お互いの業務内容を理解するなどで支援部同士の繋がりを改めて持つことができました。」

マニュアル運用で大事にしていること

「導入初期はCOCOMITEの操作性や概要を深く知るチームCOCOMIN隊を発足させ17名で動いていました。やはりツールを触って理解を深める専任メンバーを置くことで操作に困っている人を助けることもできるため、チームを発足させることは大事だと思います。」

今後の展望

「現状は、地域ごとに行う業務担当者が決まっており処理方法も違う部分があるため、時期によって地域やメンバーで業務負荷が大きく偏ってしまうことが多いです。COCOMITEによって属人化したノウハウを集積し、誰もがどの業務でも行えるようになれば、それぞれのメンバーがその時に必要な業務に取り掛かることができ、業務量偏りのために発生してしまっていた残業等も解消できると考えています。そのためには、これまで異なっていた業務方法を標準化し業務の適正化も図る必要があります。COCOMITEを起点として人と地域を超えた業務の最適化をおこないたいと考えています。」