始めに

DORIRU株式会社様ではCOCOMITEを営業フリーランスの方々へのトレーニングを中心に活用頂いております。COCOMITEの導入効果や今後の展望について、代表取締役社長 小林様にお伺いしました。

※インタビュー時は旧社名のギグセールス株式会社様

COCOMITE導入の背景

小林様「当社ではBtoBのセールス支援として、当社正社員や業務委託契約を締結した営業フリーランスを活用しながら、プロジェクト単位で案件を請けております。お客様としてはスタートアップやベンチャー企業、または大企業の新規事業部門が多いです。
当社はおよそ30名程の営業フリーランスと契約しておりますが、メンバーのクオリティの向上と新しくジョインしたメンバーの教育に関して課題がありました。教育に関しては、従来はOJTとして約1.5ヶ月程度実施しておりましたが、つきっきりとなるとその分教育担当の本来の営業としての稼働が取られてしまいます。この教育に関する工数を削減するとともに、教育ナレッジの集約化を行いたくツールを探しておりまして、COCOMITEを導入しました。」

COCOMITE導入の決め手

小林様「画像を活用したマニュアルが簡単に作成できること、また、マニュアルが1か所に集約されることが決め手でした。
今までもBacklogというツールを使ってマニュアルをテキストベースで作成していたりしましたが、テキストだけだとわかりづらく、伝えるのも難しいため結果的に教育コストがかかってしまっておりました。
我々へ依頼いただく業務としては9割くらいはアウトバウンドコールからのアポイント獲得業務になるのですが、自分たちで独自のナレッジを蓄積し営業スキルを高めております。ただ、教育でこのようなことをわかりやすく伝えるのは難しく、COCOMITEのような、さまざまなメディアを活用したマニュアルを作れるツールは非常に便利だと思います。もちろん、当社のようなスタートアップでも導入しやすい初期費用の安さや、ミニマムスタートが可能なプランがあることもメリットでした。」

COCOMITEの導入効果

小林様「COCOMITEを導入しナレッジのマニュアル化を進めていきました。使い方が簡単だったので悩むことはなく、非常にスムーズに導入できました。
そして、新しくジョインしたメンバーにはまずはCOCOMITE内のマニュアルを見てもらうように運用を変えました。一通りマニュアルを見てもらった後に初回のレクチャーを2時間程度行うやり方に変えましたので、今まで1日中つきっきりだった教育担当の工数はかなり削減されたと思います。
また、OJT中心ですとどうしてもレクチャー漏れが発生していたりしましたが、大事な部分をマニュアル化できましたし、教育を受ける側もわからないところは繰り返し見ることができますので、インプットの質が高まったと感じています。
合わせて、新型コロナウイルスの影響でお客様からはオンラインセールスのニーズが出てきており当社スタッフはリモートワークで対応しておりますが、当社はリモートワークでの稼働方法含めたCOCOMITEを使ったオンラインマニュアル化を進めておりましたので、リモートワークでも業務効率は落ちることがなく運用できています。」

マニュアル運用で大事にしていること

小林様「当社は営業の効率化のため様々なツールを使っていますが、これらツールを効果的に使うためには分かりやすいマニュアルが必要です。そのためにテキストだけではなく画面キャプチャも使いわかりやすいマニュアル作成を心がけています。1つのマニュアルに対して2-3枚の画像を入れています。
また、営業活動そのものはそれぞれの営業担当で行うことから営業スキルは属人的になりやすいのですが、それでは組織としてのスキルの底上げにはならないことから、営業スキルを明文化してナレッジとして蓄積しています。当社で主に請けているアウトバウンド型の案件については、Webを検索しても一般的な内容しか出てこなく、これらを実践しても効率的なアポ獲得は難しかったりします。当社は独自なツールの組み合わせやアウトバウンド戦略を立てて実行していますが、これらを細かくマニュアル化して運用しています。この際はテキストや画像だけでなく、実際のコールログを使って実践的なコールフローを構築しています。これらは現在コンテンツを蓄積している段階で、いずれはアウトバウンド営業の教科書のようなものになっていくと思います。またマインドセットも大切で、我々が行っているアウトバウンドコールはコールセンターとは違うのだ、というマインドを醸成することが必要で、このあたりも明文化しています。
合わせて、ナレッジを1か所に集約させ、なにかあればそこに見に行くようにしています。例えば、リモートで働く各営業スタッフとの日々の進捗確認時にも、なにか分からないことがあればCOCOMITE内にあるマニュアルを見ながら会話を行っています。このようにCOCOMITEにナレッジを集約しなにかあればCOCOMITEを参照するような業務フローを確立することにより、ナレッジ共有に抜け漏れが生じないよう努めています。」

今後の展望

小林様「今後toC向け、フリーランス向けのオンライン営業講座を開講しますが、その教科書についてはCOCOMITEで作っています。
また、まだまだマニュアル化できていない業務があるのでマニュアル化を進めていきたいです。例えば、営業フリーランスのスキルレベルに応じて業務範囲や内容が異なるのですが、これらに対応したマニュアルを作ることにより、どのような方が来てもすぐに稼働できるようにしていきたいです。
また、リモートで稼働する人が自分でマニュアルを見て一人で稼働立ち上げをできるようにマニュアルを工夫していきたいです。
このようにさらにナレッジを増やすことにより属人化を減らし業務効率を向上させ、当社サービスの魅力をさらに高めていきます。
COCOMITEそのものは今でも非常に使いやすいですが、前述の通り当社はチャットツール、CRMやコールシステムなどさまざまなサービスを使いながら業務を行っていますので、これらサービスとCOCOMITEが連携できるようになるとより使い勝手が良くなると思いますので、今後の機能向上に期待しております。」