はじめに

北星ゴム工業株式会社様は、工業用ゴム製品の製造・開発を行っている会社様です。各製造プロセスでの作業円滑化のため、業務マニュアルの整備をされています。マニュアルを一元管理し最新の手順書にアクセスしやすくするために、COCOMITEを導入されました。
今回は、COCOMITE導入を推進された執行役員 DX化推進部長兼原価企画室室長の永山様と、DX化推進室メンバーの山田様、杉澤様にお話を伺いました。

COCOMITE導入の背景

真に活用されるマニュアル運用をめざして

永山様：当時の製造現場でのマニュアル運用について、「最新版管理ができておらず、形だけのマニュアルになってしまっている」「マニュアル内容が文字で作っても使われない」という課題がありました。マニュアルはあるものの形骸化しており、製造現場での教育はOJTで人が教えていたので、マニュアルは補足資料のような位置づけでした。

マニュアル内容の承認フローでハンコを使用していたこともあり、紙マニュアルが主でした。一部YouTubeで動画マニュアルをアップロードしていましたが、管理がバラバラで、各マニュアルへの導線がない状態でした。限定公開にしているものの、SNSに社内情報が掲載されている点でセキュリティ上の懸念もありました。

マニュアル内容についても、写真やPDF、動画を活用して見やすくすることで、本当に活用されるマニュアルにしていきたいと思っていました。そのような課題を持っている中で、経営層からの後押しもありマニュアルツールの導入検討が始まりました。

COCOMITE導入の決め手

柔軟なマニュアル形式・続けやすい価格帯・コニカミノルタの信頼性 

永山様：マニュアルツールを検討する中で、動画マニュアルメインのツールだと自社のツール選定要件に合わないと考えていました。弊社では、技術要件マニュアルと作業手順マニュアルの２種類があります。技術要件マニュアルは表形式でフォーマットが固定されています。表形式のマニュアルは紙、動画マニュアルはクラウドツールと、紙とクラウドがダブルスタンダードになることは避けたいと考えました。ツールを探す中で、文章だけ・表形式・画像や動画など形式を柔軟に変更できて、かつ全マニュアルを一元管理できるCOCOMITEを見つけ、自社に最適なツールだと思いました。

動画マニュアルメインでの運用は、動画編集・作成のスキルが必要なため、導入・継続のハードルが高くなるので自社の運用には合わないと思いました。

COCOMITEは導入しやすい価格帯だったことも決め手です。マニュアルツールは、長く使うツールなので導入しやすく、継続しやすい価格感であるかも重要です 。実際にマニュアルを作る現場からも「続けやすさ」を重視してほしいとの声がありました。

コニカミノルタという大手企業が提供するツールであることも信頼感に繋がりました。事業継続性やデータ管理やサービスの安定性にも不安がなく、安心して活用していけると感じました。

写真：COCOMITEを見ながら作業している様子

COCOMITEの導入効果

作成工数は2/3に削減、マニュアルを見ながらOJTを実施する体制へと変化

永山様：マニュアル作成時間を短縮することができていると思います。体感としては、以前の3分の2ほどになったと感じています。初めてやる作業や久しぶりにやる作業など、変化点があったときは必ずマニュアルを見るという習慣づけもできてきています。

QRコードですぐマニュアルにアクセスできるのは便利です。外部の協力会社様でもQRコードを使ったマニュアル閲覧は好評いただいています。以前は、協力会社様へのレクチャーは紙マニュアルを持って直接作業指導に行くのが基本でした。口頭で説明するOJT形式に近く、マニュアルの出番はほぼない状態でした。COCOMITE導入後は、「COCOMITEの内容を確認してから教える」の流れが生まれつつあります。これにより、教育内容の属人化解消につながることを期待しています。

意外な効果としては、製造現場だけではなく、バックオフィス部門でのCOCOMITE利用が進んでいることです。今まであまりマニュアル化されていない分野でしたが、ツール画面のスクリーンショットを活用し、手順書が簡単に見栄えよく作成出来ると好評です。

マニュアル運用で大事にしていること

検索性と統一感の向上により、活用されるマニュアルの運用を目指す

永山様：検索性の担保を意識しています。検索時に該当マニュアルが引っかかるように、各品目IDや図面番号をマニュアルに必ず登録することで、簡単に必要な情報に辿り着けるようにしました。「マニュアル作成ルールのマニュアル 」を最初に作り、作成者にはルールを遵守してもらうようにしています。また、COCOMITEの承認フロー機能を活用し、マニュアル作成後は必ず上長の承認を得た上で現場に提供するようにしています。

紙マニュアルとCOCOMITEが共存してしまうダブルスタンダードを避けるため、紙マニュアルは撤廃しようとしています。最初はPDFのアップロードでもいいので、既存マニュアルをすべてCOCOMITEに集約し、タブレットやPCで見る習慣をつけようとしています。COCOMITE活用促進のため、タブレット等の導入・台数確保も進めています。

山田様・杉澤様：マニュアルを作るときは、画像や文章の体裁など、他のマニュアルとの統一感を意識しています。

今後の展望

全ての手順書や関連書類のCOCOMITE化を目指して

永山様：全社的なマニュアル運用を進め、紙マニュアル完全撤廃・COCOMITE活用100%を目指していきたいと思っています。COCOMITEを用いた新人教育から、各部署における業務の引き継ぎ、最終的には退職時の引き継ぎ業務に至るまで、社内のあらゆる情報共有をCOCOMITEで完結できる体制を構築したいと考えています。DX推進の中で部署を超えた意見交換会も実施しているので、そのような機会を活かしながら全社でのCOCOMITE利用促進を進めていきたいです。

山田様：COCOMITEに新規追加されている、AIデータ移行等の便利な機能も活用して効率的にマニュアル運用を進めていきたいです。

杉澤様：マニュアル内容を音声で読み上げる機能があると、現場での活用がより便利になると思います。