始めに

株式会社LIFE CREATE様はホットヨガ・サーフエクササイズ・ピラティスなどのフィットネス事業を全国に展開されています。各店舗での業務マニュアルや接客マニュアルなどの作成・閲覧・更新のためにCOCOMITEをご活用いただいております。

COCOMITEの導入効果や今後の展望について、営業事業部の齊藤様へお話を伺いました。

COCOMITE導入の背景

「当社はレッスンを商品として扱っています。マニュアルの主な内容は、レッスンのルールや習得トレーニング、店長業務、お客様へのサービス、アピアランス、そして安全管理や衛生管理などです。そのためマニュアルの種類はかなり多いです。

COCOMITE導入前は、Excelのひな型にマニュアルを作成し、共有をする際にはPDF変換出力して、全店が開ける共有フォルダーに格納する運用でした。

店舗のスタッフがマニュアルを閲覧する際はPDFから紙へ出力していたため、最新版が閲覧されているのか、差し替えは行っているのか等の不安がありました。更に、Excelを更新するのは非常に手間がかかるのと併せて、どこを更新したのかを周知するのにも工数がかかっていました。

この状況を解決したく、更新もサクサクできる・常に最新バージョンが管理されているCOCOMITEを導入することになりました。」

COCOMITE導入の決め手

「動画マニュアルツールも最初は検討しました。もちろん動画はわかりやすくてよいのですが、動画だと一部分を見逃した場合、巻き戻して再度確認しなければならない、更新が手間などの閲覧者、編集者の双方にデメリットがあると考えていました。また、OJTでもCOCOMITEを活用することを検討していました。

動画だと、「見ておいてね」と周知しても動画を閲覧しない可能性も出てきます。やはり画像＆テキスト形式のマニュアルを開きつつ、一緒に見ながら指導してする方が余計な工数も減り確実に教育できました。マニュアルの更新・教育の観点から写真とテキストでマニュアル作成することを決めました。

また、COCOMITEは作成・閲覧しやすいフォーマットで合ったことも決め手でした。フォーマットが固定されているので作成のしやすさがあり、特に文字装飾(ハイライトや文字色・サイズ変更等)ができたのが嬉しかったです。注目させたいところを赤くハイライトしたりなどで活用しています。

更にCOCOMITEはユーザーの声を吸い上げながら機能改善してくれる点、スモールスタートしやすい価格帯な点も評価できます。」

COCOMITEの導入効果

「更新のスピードがぐんと上がりました。すぐに修正して周知できるというところです。
以前は、社内の共有サーバーからマニュアルを探して、マニュアルを更新して、マニュアル名を「バージョン○○」に変更して、PDF出力後メールにて共有しておりました。
マニュアルを更新するのも非常に手間でしたが、COCOMITEではワンクリックで更新が完了できるのと、常に最新バージョンが保管されているため、マニュアル名にバージョン○○と追記する手間がなくなりました。

また一部のメンバーへの周知は、マニュアル公開時に、メールで更新通知がされるように設定し共有しています。
新しいマニュアルを作成した際には『コメント機能』で質問をもらうなど、各店舗での「気付き」をボトムアップ形式でコメントしてもらっています。例えば、『Bパターンのフローだと、このマニュアルでは対応できません』『（特殊な店舗では）うちの店舗用に作ってもらえませんか？』『こういった場合はどうしたら良いですか？』などの意見が上がって来ます。ちゃんと見て貰えているんだな…と実感する時ですね。

コメント機能のおかげで現場に寄り添ったマニュアル運用ができていると感じています。」

マニュアル運用で大事にしていること

「視認性を高める事です。必ず、このマニュアルの目的や意義を記載するようにしています。また、店舗スタッフは年齢が若い方達が多いので、分かりやすい言葉使いを心掛けています。

一般的な言葉を「社内の言葉」に置き換えて記載する工夫もしています。各部署から上がってきた内容を「同じ目線・同じ基準にする」為に運営推進課で必ず最終チェックをしてから配信公開するようにしています。

また検索機能が実装されてからは、一つのマニュアルがボリューミーにならないように意識しています。ステップ数は10ステップ位で構築し、マニュアル数を増やしています。基本的にはこのような運用ですが、業務内容によってはステップ数が増えるマニュアルもありますので、臨機応変に対応しています。」

今後の展望

「今後の計画として、管理責任者・マネージャー・スーパーバイザー向け研修を予定している為、その研修内容に沿ったマニュアルを作成し、彼ら起点にCOCOMITE活用の推進を検討しています。

また「マニュアル＝COCOMITE」が浸透してきており、いずれは本社部署である経理や総務部のマニュアルもCOCOMITEに移行していきたいと考えています。」

※現在COCOMITEは店舗店長・スタッフがメインで活用
※スーパーバイザー（12店舗程を管轄しているエリアマネージャー）