はじめに

全日本食品株式会社は青果・水産・畜産・日配・一般食品・菓子・酒・雑貨などスーパーマーケットで扱っている商品の仕入れを行い、各加盟店に商品を供給しています。 加盟店それぞれの地域性や規模、お客様のニーズに合った売り場づくりの提案や経営の指導を行い、加盟店の売上向上をサポートしています。COCOMITEの導入効果や今後の展望について、店舗本部の坂井様にお話を伺いました。

COCOMITE導入の背景

これまでのマニュアル運用における課題感や、COCOMITEの導入背景を教えてください。

当社は本部と加盟店から成り立っているのですが、本部社員は社内ネットワークやその部署ごとにマニュアルを保持し、加盟店はスーパーバイザー（定期的に店舗訪問を行っている本部社員）を経由してマニュアルを入手していました。

当社の取り組みで業務の効率化とペーパーレスを図るため、店舗に訪問しなくても本部と加盟店が繋がれるツールとしてタブレットを全店に配布し、ウェブ通信でもコミュニケーションをとれるよう運用を進めていました。電子機器の取り扱いを苦手とされる方が加盟店には多かったのですが、コロナ禍での移動制限などの後押しもあって、電子機器操作とウェブ通信への慣れが進み、オンラインへの抵抗が無くなると考え、COCOMITEを導入しました。

COCOMITE導入の決め手

他ツールとの違いや、導入の決め手はどんなところでしたか。

一番のポイントは「マニュアルとその管理の一元化」が実現できるところにあります。

また、COCOMITEの『外部共有機能』も魅力的でした。当社はマニュアルを見る拠点がかなり多いので、費用面はもちろんの事、アカウントを取らず同一環境のもと”加盟店用”と”本部用”とアクセスコントロールがかけられる機能が助かっています。

COCOMITEの導入効果

COCOMITE導入後、効果は実感頂けていますか。

「紙の削減」と「タイムラグの改善」がされて、”見たい時にすぐ見られるマニュアル” になりました。導入前は、10ページの新しいマニュアルを配布するとなると、単純計算で10ページ×拠点数のコストが発生していました。

配布のタイミングも、スーパーバイザー訪問時などに限られ、見たい時にすぐ見られない「タイムラグ」がありました。また、PC操作ができる店舗担当者へはPDFデータをメール送付するなどの個別対応で手間も掛かっていましたが、COCOMITEを導入してからは個別対応する手間もなくなり、助かっています。

マニュアル運用で大事にしていること

マニュアル運用で大事にされていることや、気を付けている点等ありましたら教えてください。

「どのようにしたら、より見てもらえるマニュアルになるか」です。マニュアルを作成しても見てもらえなくては意味がありません。そこで、当社では外部共有機能で発行したQRコードを活用しています。

QRコードを載せた専用ポスターを作成して、店舗事務所に掲示を行いCOCOMITEの啓蒙活動を行ったり、当社独自のシステムのお知らせ機能から、「新しいマニュアルのご案内」を毎月発信を行い、全加盟店に対して、毎月COCOMITEを見てもらえるように発信を続け啓蒙しています。

今後の展望

最後に、今後の活用方法案などお聞かせください。

マニュアルだけではなく、COCOMITEを使って 「社内ナレッジの共有」 をしたいという声も上がっています。

「〇〇店では△△企画をこんな感じでやっています！」 という事例を、テキストと画像で社員が説明するのではなく、現場である各店舗同士でお店の雰囲気などを動きが伝わるように動画で共有し、「自分が今やっている方法が正解なのか不安。他の人がどうやっているのか知りたい！」という現場のニーズに答えられればと考えています。

マニュアルとしての活用だけではなく 「ナレッジ共有」も一緒にすすめることで、更にCOCOMITEを活用してもらいたいと考えています。