グループメンバーをCSVで一括設定する

概要

グループやユーザーの数が多い場合、1件ずつ設定すると時間がかかりますが、所定の項目を記載したCSVファイルを利用することで、一度に設定することができます。

以下、一括設定の手順を説明します。

※この機能は管理者・運用者が使用できます。
※新規グループを追加したり、新規ユーザーを招待することはできません

STEP.1「グループ管理」画面を表示する

サムネイル01:「グループ管理」画面を表示する

ホーム画面右上メニューから「グループ管理」をクリックすると、グループ管理画面が表示されます。

STEP.2「グループメンバーの一括設定」画面を表示する

サムネイル01:「グループメンバーの一括設定」画面を表示する

右上メニュー「グループメンバー一括設定」をクリックすると、グループメンバー一括設定画面が表示されます。

STEP.3フォーマットをダウンロードする

サムネイル01:フォーマットをダウンロードする

Step1「ダウンロードする」ボタンをクリックすると、その時点のユーザー・グループ・役割が書かれたCSVがダウンロードされます。

通常、ダウンロードフォルダにダウンロードされます。
ファイル名は「COCOMITE-グループメンバー一括設定.csv」です。

STEP.4CSVを編集する

サムネイル01:CSVを編集する

Step2「マニュアルを見る」ボタンから表示されるマニュアルを参考に、「COCOMITE-グループメンバー一括設定.csv」に設定内容を記載していきます。
ファイルを別名にすることも可能ですが、保存形式は「CSV(カンマ区切り)UTF-8(.csv)」に設定してください。

CSVファイルの編集方法はこちらをご覧ください:「グループ一括設定用のCSVの編集方法」

STEP.5「CSVアップロード」画面を表示する

サムネイル01:「CSVアップロード」画面を表示する

Step3「ファイルをアップロードする」をクリックすると、「CSVをアップロードする」のダイアログが表示されます。

STEP.6CSVファイルを選択する

サムネイル01:CSVファイルを選択する

「ファイルを選択する」ボタンをクリックすると、エクスプローラーが開くのでアップロードするCSVファイルを選択します。選択するとボタンの右横にファイル名が表示されます。

STEP.7ファイルをアップロードする

サムネイル01:ファイルをアップロードする
サムネイル02:ファイルをアップロードする
サムネイル03:ファイルをアップロードする

図①
「アップロードする」ボタンをクリックすると、一括設定処理を開始します。

図②
「グループメンバー一括設定履歴」に行が追加され、実施時間・実施者・「設定中です」が表示されます。
一括設定が完了すると、「グループメンバー一括設定履歴の結果を確認してください」という件名のメールが、実施者と管理者に送信されます。

※「グループメンバー一括設定履歴」は自動的に反映されないため、リロードしてください。処理結果が反映されます。

図③
成功の場合:「設定が正常に完了しました」
失敗の場合:「設定中にエラーが発生しました、エラー内容をご確認ください」
が表示されます。

STEP.8「グループメンバーの一括設定結果」を表示する

結果の詳細を確認するため、「グループメンバーの一括設定結果」を表示します。

STEP.8-1画面から表示する

サムネイル01:画面から表示する
サムネイル02:画面から表示する

「グループメンバーの一括設定履歴」から結果詳細を見たい行をクリックすると「グループメンバーの一括設定結果」が表示されます。

STEP.8-2メールから表示する

サムネイル01:メールから表示する
サムネイル02:メールから表示する

「ユーザー一括招待履歴の結果を確認してください」メールのURLをクリックすると、「グループメンバーの一括設定結果」画面が表示されます。

STEP.9結果を確認する

STEP.9-1成功の場合

サムネイル01:成功の場合

CSVに設定されたすべての項目の設定が成功した場合は左の画面が表示されます。

STEP.9-2エラーの場合

「グループメンバーの一括設定結果」画面に、取り込めなかった原因が表示されます。
エラー内容を参考に修正して、再度アップロードを実施してください。

STEP.9-2-1CSV全体のエラー

サムネイル01:CSV全体のエラー
サムネイル02:CSV全体のエラー

図①
CSVに問題がある場合、1件も設定されず処理が終了します。
左の画面が表示されます。

図②
エラー内容

STEP.9-2-2CSVの設定値がエラー

サムネイル01:CSVの設定値がエラー
サムネイル02:CSVの設定値がエラー

図①
設定値に問題がある場合、エラーのある行をスキップして設定します。
左の画面が表示されます。

行数:取り込んだCSVファイルの行番号
行数が 「⁻」のときは、グループに関するエラーです。リストの先頭に表示されます

図②
エラー内容