始めに

損保ジャパンパートナーズ株式会社様は、全国にサービス拠点を持つ大規模な保険代理店として、約100万人のお客さまに損害保険・生命保険を中心としたお客さまの「安心」「安全」「健康」に資する総合サービスを提供されています。社内で利用されているシステム操作マニュアルの閲覧・作成・COCOMITEをご活用いただいています。
COCOMITEの導入効果や今後の展望について、働き方改革推進メンバーである武藤様・田口様・伊藤様へお話を伺いました。

COCOMITE導入の背景

「2022年７月に社内システムの刷新があり、新システム操作のマニュアルが必要となりました。またシステム刷新に伴い、既存の業務プロセスも変更になるため、作りこんできたマニュアル自体も大きく変更することとなりました。
もともと、主要なマニュアルだけでも100冊以上ありましたが、作り手によってWordやPowerPointなどのソフトウェアも異なっており、体裁がバラバラであることが気になっていました。また、マニュアルは開示しているものの、現場から電話やメールでの照会が多くあり、マニュアルや答えにたどり着かないという見つけづらさも課題でした。

この状況を打開すべく、今回のシステム刷新のタイミングで、効率的に運用できるツールを導入することを検討し、COCOMITEを導入することとなりました。」

COCOMITE導入の決め手

「まずは、フォーマットが固定であり、マニュアルの作り手によって体裁がバラバラになりにくい点において、魅力を感じました。マニュアルを読む側にとっても、視線が上から下と縦に定まって閲覧できるのが良いと思いました。
また、新システム導入時には、多岐にわたる機能説明を短期間で提供したうえで、リリースした後もマニュアルの改訂が多く発生することが想定されていました。COCOMITEの章立てや更新のしやすさ、バージョン管理機能も決め手の1つとなりました。」

COCOMITEの導入効果

「マニュアルにたどり着きやすくなったのが最大の効果です。今まではWordやPowerPointなどのファイルをメール添付しており、閲覧する際には各自ダウンロー ドしてみていたため少し手間と感じていました。 COCOMITEを導入してからは、マニュアルの導線や探しにくさについての問い合わせが減りました。また、外出している従業員も多い中、スマートフォンでの閲覧がスムーズにできるようになったという声も上がってきています。」

「作成する側にとっては、マニュアル作成の工数を削減することができています。フォーマットが決まっているので、図をどこにしよう、文字をどこにしよう、というような迷いがなくなりました。 また、今まで手作りをしていた目次作成の工数も削減でき、その上対象のSTEPに目次から飛ぶことができるので便利になりました。」

マニュアル運用で大事にしていること

「マニュアルは活用し始めて効果が出るものであるため、閲覧してもらいやすいように導線を設定することなどを重要視しています。見たいマニュアルにすぐにたどり着ける、そしてマニュアルを見ながら自己解決できることを目指しています。
社内のマニュアルの改訂頻度はまちまちですが、１か月に１度以上改訂しているものもあります。また今回のシステム刷新においてはリリース後も更新が多くありました。常に正しい情報を正確に伝えられるように意識しています。」

今後の展望

「様々なシステムの中にマニュアルが存在しているため、一か所で閲覧・管理できるように、できるものは統一していきたいと思っています。
また、閲覧ログをもっと活用していきたいと思っています。現状確認できるデータに加え、いずれ検索ワードランキングなども確認できるようになると嬉しいなと思い、期待しています。」