はじめに

グンゼ物流株式会社様は、インナーウエア・レッグウエア・ライフスタイルウエアなどの自社アパレル関連のプロダクトの管理や流通および出荷作業を行っている会社様です。
全国7拠点ある物流センターでの作業標準化を推進するために、COCOMITEで動画マニュアルを一元管理・共有する運用へと移行されました。今回は、社内の業務改善を担われるカイゼンセンターに所属され、COCOMITE導入を推進された早川様にお話を伺いました。

写真：グンゼ物流株式会社　西宮物流センター外観

COCOMITE導入の背景

作業手順の統一化と改善をめざして

共通手順の標準化と、作業改善のための動作分析実施。2つの目的を叶えられるようなサービスを探していました。
物流センター拠点ごとで、作業標準書の内容や現場OJTでの教え方にバラツキがありました。全センター共通の基本ルールは、統一された内容を浸透させていきたいと思っていました。特に、初期教育において教育方法が属人化していることで、正しい作業手順が伝承されないリスクがあります。状況を改善する手法として、正しい作業手順を何度も見ることができる動画マニュアル整備が最適だと考えていました。
同時に、流通加工の作業手順をより正確・効率的にするために「動作分析」も進めようとしていました。動作分析でも、作業者の動きを動画に収め、何度も確認できる・簡単に比較分析できるスタイルが最適だと考えていました。各センターが該当動画を見て改善案を出しあう意見交換もしたいという話もあり、共通の動画を共有・視聴したうえで、意見交換する形がスムーズだと考えていました。

COCOMITE導入の決め手

COCOMITE一択！求める要件が揃っていた

当初は関係者から共有を受けた複数のサービスを比較検討していましたが、使い勝手の良さをトライアルで体感し「求めていた機能が全て揃っている」のはCOCOMITEだけだと感じました。費用対効果が見込める価格設定だったのも後押しになり、COCOMITＥ一択で社内へ提案しました。

＜マニュアルサービスに求めていた要件＞
・動画のアップロードのしやすさ
・PDFなど関連ファイルの共有のしやすさ
・効果を見込める費用感
・自社の規模に合うユーザー数制限

動画マニュアルをメインに考えていましたが「動画のクオリティにこだわりすぎない」ことを方針としていました。動画編集に工数がかかったり、属人化したりすることは避けたかったので。すでに最低限の編集ができる動画編集ソフトを導入していたので、オンラインマニュアルツールには動画編集の機能は求めていませんでした。今あるツールとマニュアルツールを上手く組み合わせることで、費用を抑えながら理想の運用を目指しました。

COCOMITEの導入効果

COCOMITEが業務改善の一手段に

全拠点で統一されたマニュアルをCOCOMITEで共有する体制に移行したことで、初期教育の改善につながると思っています。導入前は、拠点ごとに手順書内容にバラツキがあったり、OJT方法が属人化していたりしていました。正確でない作業手順を初期教育として習ってしまうと、バラバラな作業手順・教育方法がまた引き継がれてしまうリスクがあります。正確な基本動作を何度も見ることができ、作業者の手元まで見せられる動画マニュアルは、初期教育手法として有効だと感じています。「初期の慣れ方を正すことができる」点が価値だなと思っています。

「なにかあったら、COCOMITEに載せよう」という意識が根付いてきたことも大きな成果だと思っています。以前からも共有フォルダで動画を保管・シェアする運用は一応ありましたが、センターごとで活用度合いに差があったので。今は「動画作成→COCOMITEにアップロード→各拠点に共有」と運用を統一することができました。

社員がマニュアルの存在を認識するようになったことも大きいですね。半年に1回など低頻度で発生する業務に取り組むとき「COCOMITEを見よう」という声が自然と出てくるようになりました。必要なときに何度も見返せるマニュアル運用にできたので、かなり便利になったと思います。

クレーム再発防止策としてマニュアルが活躍したこともありました。得意先さまで出荷クレームが発生し対策案を練っている際、センターごとで手順がバラバラだったことがわかりました。なので、統一された手順を動画で共有することで再発防止を促しました。副次的な効果として、作業時間の短縮化・効率化にもつながりました。営業メンバーも巻き込みながら、動画マニュアルを活用して作業標準化を進められたことは成果だと感じます。

COCOMITE利用目的の一つであった、流通加工の作業動作分析も実施できています。対象作業動作について、Web会議で各センターの担当者と意見交換会を約4半期に1回実施しています。「分析対象の作業について動画撮影→COCOMITEで共有→意見交換会参加者が動画を視聴」という事前準備をセットすることで、全部で30名ほどいる関係者との意見交換もスムーズに進めることができています。具体的な作業シーンをイメージできる動画があるおかげで、作業環境や商品の置き方など、細かいところまで多様な意見を集めることができています。

私たちの目的は「業務を改善する」ことです。手段のひとつであるCOCOMITEは「従業員の意識を変える」という点で貢献してくれていると感じています。

マニュアル運用で大事にしていること

ユーザーフレンドリーなマニュアルを効率よく作成

COCOMITEの機能の一つである「読んだボタン（閲覧記録を残せる機能）」を押してもらう習慣を根付かせていきたいと思っています。だれが見てくれたかという点は、気になるので「マニュアルを確認したら、読んだボタンを押してほしい」という周知はするようにしています。

COCOMITEに掲載する動画について「作成時間は最小限に、視聴者にとってわかりやすい動画マニュアルをつくる」ことを意識しています。「動画のクオリティにこだわりすぎない」「編集せずとも、スマートフォンなどで撮影した動画をそのままアップロードするだけでもいい」など基本方針の認識合わせをしています。簡単に動画編集する方法もCOCOMITEであげていますよ。
また、作成時は見る側のことを考えています。長すぎる動画は見ることに時間を取られてしまうので、できるだけ 5 分以内に収まるように調整しています。作業者の手元を見ることができるとわかりやすいマニュアルになるので、撮影時や編集時に工夫しています。

今後の展望

「自分の投稿に対して他者が反応する」という点で似ているSNSのようなスタイルを目指したいなと思っています。作成者と閲覧者がCOCOMITE上で双方向コミュニケーションできるような運用が理想です。なので「読んだボタン」だけでなく、コメント機能も上手く使ってCOCOMITE上で意見交換できるようにしていきたいです。
COCOMITEの機能アップデートの観点だと、利用者同士がCOCOMITE上で活発に意見交換できるような機能追加があると嬉しいです。また、検索性向上の観点で、閲覧・視聴履歴を参照できる機能や、階層が細かく分かれていてもアクセスしやすくなる仕掛けが追加されると、より使いやすくなると思います。