社会保険労務士法人ロイヤル総合研究所様 導入事例社労士事務所でCOCOMITE活用。新人教育で自己解決を促進、給与計算業務等でのミス削減へ
給与計算や社会保険手続きなど、正確性が求められる業務ほど、内容が正しく、必要なときにすぐ見つかるマニュアル整備が欠かせません。社会保険労務士法人ロイヤル総合研究所では、Word/Excelで点在していた手順をCOCOMITEに集約し、作成しやすく、検索・共有しやすい形へ整備しました。まずは新人向けの教育導線を整え、現在は業務全体の標準化とミス削減に取り組んでいます。
まとめ
- お客様名
社会保険労務士法人ロイヤル総合研究所 - 業種
士業 - 課題
・Word/Excelのマニュアルが点在しており、探しにくい。
・文字中心のマニュアルが多く、実務を進めにくい。 - 目的
・新人教育の自己解決を促進する。
・業務手順をCOCOMITEに集約し、業務の標準化とミス削減につなげる。 - 効果
・新入社員向け教育コンテンツの整備により、自己学習・自己解決が進みやすくなった。
導入前の課題
Word/Excelマニュアルが散在、更新・検索に課題
ロイヤル総合研究所様は、静岡で関与先350社超の社労士法人です。給与計算や社会保険手続きなどのアウトソーシング業務から、外国人材の労務管理や就業規則見直しなどの労務コンサルティングまで、企業の人事労務課題の解決に向けたサービスを提供しています。
対応範囲が広く正確性が求められるため、担当者が変わっても同じ品質で対応できるよう、手順をわかりやすく整理し、必要なときにすぐ参照できる状態を整えておくことが重要です。ロイヤル総合研究所代表の森崎様は、社内マニュアルの整備に取り組む必要性を感じていました。
導入の決め手
クラウドで情報集約、直感的に作成・検索できる
マニュアルのクラウド化を意識するきっかけになったのは、他の社労士法人での運用例でした。森崎様は、他事務所がクラウド上でマニュアルを整備している様子を見て、自社でも同様の環境が必要だと感じていました。
森崎様：見学した事務所では税務申告や給与計算などの業務手順を、アルバイトメンバーでも実務できるレベルで整理したマニュアルを作っていました。最初の研修以降は、都度レクチャーを受けなくても、マニュアルを見ながら業務を進めている姿を実際に見学しました。万が一ミスがあった場合は、担当者ではなくマニュアル内容に問題があるとして内容を見直していました。仕組みでミスを軽減するスタイルに共感しました。一方、クラウド化の候補として検討していた海外ツールには、使い勝手や日本語面で違和感がありました。
森崎様：海外製品は、日本人からするとインターフェースが使いにくかったり、表示が不自然な日本語になることがあったりしました。COCOMITEは日本製なので、直感的に使いやすい画面設計で、画像や動画の挿入もしやすいと感じました。継続しやすい価格帯も決め手でした。
森崎様：マニュアルのURLを発行して展開し、必要なときにすぐ見つかる状態を作れる点も良いと思いました。従来のファイル作成・添付や口頭説明ではなく、最新手順に全員が同じ導線でアクセスできる点が、目指したい運用と合致すると判断しました。
最終的な意思決定は、社内でツール導入を検討する「IT設備委員会」での検討とトライアルを経て行われました。実際にマニュアルを作成・更新するメンバーも試したうえで、運用できる手応えが得られたことが導入の後押しになっています。
活用されるマニュアルの運用づくり
品質基準を示し、新人教育の導線から整備推進
スタッフ約20名のロイヤル総合研究所では、マニュアル作成の専任担当を置かず、「全員がマニュアルを作る前提」で進めている点が特長です。
森崎様：全員でマニュアルを作成すると、品質のばらつきが出やすい面もあります。そこで導入初期は、自身で見本となるマニュアルを作り、目指す品質水準を示しました。
特に整備が進んでいるのが、新入社員向けの基礎業務マニュアルです。入社直後に「まずここを見る」という導線を用意し、自己学習で理解しやすい形を目指しています。
森崎様：COCOMITEを教科書となるテキストとして、動画研修ツールと組み合わせています。動画研修ツールで学習を開始し、テキストはCOCOMITEへリンクさせることで、動画と手順書を行き来できる導線を作っています。
導入の効果
新卒入社3カ月目でも、簡単にマニュアル作成
飯塚様：COCOMITEでは、見やすいマニュアルを作成しやすいです。私自身、新卒入社3カ月目からCOCOMITEでマニュアルを作成していましたが、STEP構造に沿って整理できました。画像の挿入もしやすく、システムの使い方に不慣れな状態でも直感的に操作できる点が良いと感じました。OJTで教わった内容をマニュアル化し、上司に内容をチェックしてもらうことで、理解度の確認や認識違いのすり合わせにもなっています。
教育の自己解決促進、新人のOJTを促進
森崎様：COCOMITEによるテキストと動画研修ツールの組み合わせで、研修導線の整備や受講状況の可視化がしやすくなりました。
石野様：中途入社時、マニュアルが揃っていることで、手順に沿って業務を完遂しやすかったです。マニュアルがない場合は都度先輩に聞く必要がありますが、COCOMITEで自己解決できます。
教える側の負担軽減だけでなく、学んだ側の理解・定着にもつながっています。
成果拡大に向けた今後のアクション
アウトソーシング業務の標準化を進め、ミス削減につなげる
森崎様：給与計算などを請け負うアウトソーシング部では、業務量が多い分、ミスが起きやすいという課題があります。マニュアル通りに業務を実行できる状態を目指して、業務全体のマニュアル整備に着手しています。そのためには、マニュアル作成が追加の仕事になりすぎないよう、日常業務の中に溶け込ませるプロセスが必要だと考えています。
森崎様：COCOMITEのカスタマーサクセスチームと連携しながら、負荷が少ない作成・更新方法を確立する予定です。常にマニュアルが更新される状態を作り、業務ミスを最小化する体制を整えていきたいです。
森崎様：COCOMITE導入前、社内のマニュアルはWordやExcelで作成され、各所に点在しており、必要な手順にたどり着くまでに時間がかかる状態でした。見つけたとしても文字中心で画像や図がないためわかりづらく、実務を正しく遂行するには内容が不足していると感じていました。
また、マニュアル整備は日々の実務に比べて優先度が下がりやすく、作成にも手間がかかるため、作成や更新が後回しになりがちでした。その結果、マニュアルの品質にばらつきが生まれ、教育や業務品質の面でも課題がありました。