時間がかかっている業務は意外にも「人材教育」！
皆さんこんにちは。COCOMITE運営チームです。日常の業務でどんなことにお困りなのかをお客様に伺うと、意外と多いのが「人材教育が効率化できない」という回答です。新任スタッフの方への教育に時間がかかっていて、どのように効率化すればいいのかが分からないようです。
運営チームでは人材教育についての具体的な課題を調べるため、都内販売商社約3,000人規模の企業の社員約50名にアンケートを実施しました。今回はその結果から、人材教育の課題と、効率化のポイントを探ってみます。
課題は「個々の能力にムラがある」と「時間がかかる」
アンケート調査は2021年6月、20代から50代の社員を対象に実施しました。有効な回答のうち、一般職は66.7％、管理職は33.3%。一般職と管理職を問わず、人材教育を担当している社員の割合は52.1%でした。
まず、人材教育担当者に「課題に感じていること」を聞きました。最も多かった回答は「個々の能力にムラがある」の40％でした。全員を同じように教育するのは難しく、業務が属人化していて引き継ぎが難しいケースもあるようです。
続いて多かったのが「時間がかかる」の32％でした。圧倒的に多かった回答はこの2つです。時間の問題については、「通常業務にプラスオンされるので、業務時間内に終えられない」という回答もありました。他には「同じ部内でもチームによって業務のやり方・ルールが違うので何が正しいか教えられない」「教材が古い」といった教育の方法についての悩みも寄せられました。
人材教育には時間がかかっている
人材教育に実際どれだけの時間をかけているのかについても聞きました。「1週間の業務の1割以上3割未満」と答えた人が最も多く、56％を占めました。続いて「1週間の業務の3割以上5割未満」と答えた人が20％。合計すると、1割以上時間をかけている人が76％いることになります。「1割未満」と答えた人は24％でした。
また、「人材教育にかけている時間は長いと感じていますか」と質問すると、「普通」と答えた人が最も多い60％。「長い」と感じている人が20％でした。「短い」と答えた人は12％にとどまっています。
この回答だけを見ると、教育にかけている時間についてはさほど問題がないように見えます。しかし、個別に見ていくと、「1週間の業務の3割以上5割未満」と答えた人の中にも、かけている時間が「長い」と答えた人と「普通」と答えた人がいます。さらに「1割以上3割未満」と回答した人の中にも「長い」と感じている人が一定程度いました。教育に思いのほか時間がかかっていると考える人は少なくないようです。
具体的な取り組みは「定期的な部下との面談」が８割
次に、人材教育のために実施していることを複数回答可で具体的に聞きました。最も多かったのは「定期的な部下との面談」が81.8%で、他の回答を大きく引き離しました。2番目は「マニュアル制作」で22.7%。3番目は「セミナーの開催」の9.1%でした。
その上で、「人材教育の効率化を図りたいと思いますか」と質問すると、91.7％の人が「はい」と答えています。この結果からは、部下との面談やマニュアル制作を、多くの担当者が非効率だと感じていることが窺えます。定期的な面談を実施している企業は多いと思いますが、必ずしも有効とは考えていないようです。
「マニュアル制作」についても詳細を聞いてみました。「マニュアル制作にかかる平均時間を教えてください」との質問に対して、最も多かった回答は「平均1時間以上3時間未満」の37.5％。続いて、「平均5時間以上8時間未満」が25％でした。それなりに時間を取られている実態が浮かび上がってきました。
なぜ教育の効率化を図れないのか
人材教育の効率化を図りたいと考えている人が9割以上いることが分かりましたが、なぜ効率化できないのでしょうか。
その理由を聞くと、具体的な回答がいくつか返ってきました。一つは「他の業務が忙しいので、効率化を図る術を考える余裕がない」というものです。そもそも他の業務で非効率な状態が顕著なため、その業務の効率化を優先すべきだと考えて、人材教育の効率化は後回しになっているようです。
人材教育をどのように進めればいいのか分からない人も多いようです。「教育において効率を良くすることが、どういうことなのか分からない」という悩みや、「効率化を図るべきものと測れないものの精査がまずは必要」といった課題を挙げた回答もありました。
また、コロナ禍でテレワークが進む中、コミュニケーション不足によって「教育の効率化を図りづらい」という回答も1件ありました。テレワークでは新入社員や新任者の教育が、以前よりも進めづらくなっていると言えそうです。
人材教育の時間や労力の削減にCOCOMITEの活用を
アンケート調査で浮き彫りになった人材教育の大きな課題は「個々の能力にムラがあること」と「時間がかかる」ことでした。また、実際に実施している「定期的な部下との面談」や「マニュアル制作」を、多くの人材教育担当者が非効率だと考えている実態が見えてきました。
こうした教育にかかる時間や労力の削減に役立つのが、オンラインマニュアルの作成・運用サービスのCOCOMITEです。様々な人が持つノウハウをオンラインで集積し、常に最新の情報に保つことで、マニュアルと関連資料の共有が簡単にできます。
COCOMITEの特長は、画像や動画を使った見やすくわかりやすいマニュアルを、スピーディーに作成できることです。PCやタブレットを使って作成や更新ができて、閲覧や管理はマルチデバイスに対応しています。ファイルの検索やカテゴリータグでの絞り込みも可能で、いつでもどこでもタイムリーに情報の共有が可能です。
教育工数の削減につながる
人材教育にCOCOMITEを活用する最大の効果は、教育工数の削減につながることです。多くの新任の社員を受け入れた場合、それぞれにトレーナーがついて、座学やOJTによって教育をしているのが一般的だと思います。その結果、多くの工数がかかっているのではないでしょうか。
マニュアルについても、今まではOJTのトレーナーだけが書いていたと思います。それが、COCOMITEを導入すれば、習っている側のトレーニーも自分が感じた課題と解決策を、それぞれマニュアルに記載することが可能になります。
トレーニーが書いたマニュアルを参照することで、新任の社員は自分が業務をどれだけ理解できているのかを図ることができます。その結果、マニュアル作成の工数の分散や削減が可能になります。
オンラインのマニュアルは検索ができるので、新任の社員は自ら課題の解決を図れるケースもあり、早期の自立につながります。合わせて、これまでトレーナーにその都度問い合わせて教育を受けていた工数も削減されます。
OJT中心では、業務が増えるに従って教育工数も膨らみ続けます。ナレッジをオンラインマニュアルで共有することで、人材教育がスムーズになり、結果的に業務全体の効率化や生産性・サービスの向上にもつながるのではないでしょうか。
導入事例はこちら：https://cocomite.konicaminolta.jp/voice/
終わりに
人材教育の課題を探るとともに、COCOMITEの活用が教育工数の削減につながることを紹介させていただきました。マニュアルの運用は面倒だというイメージを持たれているかもしれませんが、COCOMITEなら楽しみながら、簡単に進めることができます。
もちろん、セキュリティにも考慮した利用環境を構築しています。アマゾン・クラウド・サービス（AWS）内に置いたワークスペースをマルチテナント型で提供していますので、無料で30日間のトライアルが可能です。お気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。
オンラインマニュアルサービスココミテは、マニュアルによる人材育成をすることにより、働く環境をより良いものにできると考えています。コニカミノルタ株式会社は、人が財産であることから「人財」と呼び、働く人の環境を改善するサービスをこれからもお客様に提案してまいります。
