皆さんこんにちは。COCOMITE運営チームです。
最近、テレワークの時間が長くなり、「仲間と顔を合わせて、業務情報を共有できなくなった」と悩むお客様が増えているようです。そこで、改めて多くの会社が乗り出しているのが、社員から業務知識やノウハウを集めて、社内マニュアルを作成しようという取り組みです。 このマニュアル作成で使われるツールの代表格が、PowerPointやExcelといったOffice系ソフト。ビジネス文書ならお手のもののOffice系ソフトですが、マニュアルの作成・運用という用途については、実はいくつかのウイークポイントがあります。
今回は、そんなOffice系ソフトでのよくある課題が、オンラインマニュアルツールCOCOMITEでどう解決できるかをご紹介したいと思います。

Office系ソフトでの課題①
古いマニュアルが混在し、誤った情報に惑わされてしまう

実際にお客様のマニュアル運用スタイルでよくあるのが、Office系ソフトで作成したマニュアルのファイルを各社員に配布する方法です。社員は、ファイルをローカルPCに保存し、必要に応じて閲覧したり紙でプリントしたりします。
この時に発生しがちなのが、社員が最新ファイルへの更新をし忘れ、社内に新旧さまざまなバージョンのファイルが混在してしまう問題です。「どうも話がかみ合わない」と思ったら、お互いが違うバージョンのマニュアルを見ていた！なんてことも。古い手順に従って、誤った業務オペレーションをしてしまう危険もはらんでいます。

COCOMITEなら… クラウド上で常に最新バージョンのマニュアルだけを共有する仕組みなので、社員が古い情報に惑わされる心配がありません。
せっかく更新した内容は、すぐにみんなで共有したいもの。そこでCOCOMITEには、管理者がマニュアルを更新すると、各社員に自動的にメールで通知する機能も組み込みました。 しかも、更新のたび、前バージョンのマニュアルはクラウド上に自動保存されていくので、従来の内容に戻したい時も安心です。

Office系ソフトでの課題②
社員のITスキルがバラバラで、マニュアル更新が続かない

Office系ソフトをよく使う方は実感されていると思いますが、思いどおりに使いこなすには一定のITリテラシーが求められます。マニュアル作成チームの中で、“Officeの達人”のメンバーが異動してしまったら、急に作業が滞ってしまった…そんなケースも珍しくありません。
また、マニュアルは、とにかく更新が生命線。前任者から更新作業を引き継いだものの、「ファイルのつくりが複雑で手を出せない」「知らない機能が使われている」など、スキル不足が理由で更新が停滞してしまうこともあります。

COCOMITEなら…　手軽な操作で誰でも容易にマニュアルの内容を更新できます。COCOMITE開発チームが目指したのは、ITリテラシーに左右されず、「誰もが使いやすい使用感」の実現です。社員教育を必要とせず直感的に利用できる、シンプルかつユーザーフレンドリーなUIを備えています。もう、マニュアルの作成・作業のたびに、ネットでOffice系ソフトの操作方法を調べる必要もなくなります！

Office系ソフトでの課題③
フォーマット作成など準備に時間がかかる

たとえばPowerPointでマニュアル作成を始める場合、マスタースライドのデザインを考えたり、標準となるフォントの種類や大きさを決めたりと、準備段階で意外に時間がかかります。ネットでもたくさんのテンプレートを入手できますが、その分、目的に合うものを探すのも一苦労。さらに、用途によっては細かなカスタマイズを加える手間も必要になります。 また、チームでマニュアルを作成する際は、人によってPowerPointを使ったりExcelを使ったりと、原稿の段階で体裁がバラバラになりがち。結局、フォーマットを統一するための作業が発生してしまいます。

COCOMITEなら…　定型フォーマットに沿って文字を入力したり、写真や動画を配置するだけで、バラつきがない高いクオリティのマニュアルを短期間で作成できます。 そもそもCOCOMITEは、 “選択肢の多さは、逆に不自由さにつながる”というコンセプトで、開発をスタートしました。目指したのは、どんな業務マニュアルにもフィットする、シンプルで汎用性の高い標準フォーマット。 その理想を実現するために、年齢・性別・職務など属性が異なる多くのユーザーにプロトタイプを試用してもらい、感想をヒアリングして製品へとフィードバックしました。こうしてユーザーの声を反映してできた“誰もが満足できるフォーマット”なので、皆さんに自信を持っておすすめします。

さらに、こんな特長も

他にも、Office系ソフトにはない次のような便利機能を使ってマニュアルを作成・運用できます。COCOMITEは30日間無料トライアルが可能なので、その快適な使用感をぜひ実際にご体験いただければと思います。

• 複数マニュアル間のハイパーリンク
• 業務別に作成したCOCOMITEのマニュアルを相互にハイパーリンクし、関連作業を簡単に閲覧可能。
• ユーザーごとの権限設定、ユーザーのグルーピングにも対応
• 5階層のフォルダでマニュアルを一元管理し、フォルダごとに管理者、編集者、閲覧の権限を設定できる。
• 見やすい多階層構成
• 「章」「節」「項」の階層でコンテンツを作成でき、情報の優先順位を設定可能。
• 既存ファイルの添付活用
• 各ステップに、Word、Excel、PowerPointで作成したファイルやPDFファイルを配置可能。

オンラインマニュアルサービスココミテは、マニュアルによる人材育成をすることにより、働く環境をより良いものにできると考えています。コニカミノルタ株式会社は、人が財産であることから「人財」と呼び、働く人の環境を改善するサービスをこれからもお客様に提案してまいります。