皆さんこんにちは。COCOMITE運営チームです。
最近、お客様との会話でよく耳にするのが、「マニュアルを作ったのに定着しない」というお悩み。時間をやり繰りして作ったのに、短期間で使われなくなってしまうなんて、ガッカリですよね。 社内マニュアルを長続きさせる基本は、とにかく「見やすい」こと。そこで今回は、COCOMITEの特長を利用して、見やすく、そして使いやすいマニュアルを作るコツをご紹介します。

情報を階層分けして、ポイントをしっかり伝える

マニュアル全体の構成を考える時、お手本となるのが学校の教科書や、家電の取扱説明書です。初心者に理解してもらうには、情報をグループ分けしたり、見出しを付けたりする編集が大切であることが分かります。こうすることで全体の見通しがよくなり、読む人が迷子になってしまう心配もなくなります。
COCOMITEは、「章」「節」「項」のような階層構造化に対応しているのが特長の一つ。メリハリの効いたマニュアルを簡単に作成でき、初心者が知りたい情報に素早くたどり着けます。

文字で伝えにくい情報は、動画を活用

たとえば、機器の操作方法を説明するマニュアルの場合、文字や写真だけでは、なかなか細かな情報までを伝えにくいもの。特に、TikTokやYoutubeに慣れ親しんでいる世代は、文字よりも動画での説明のほうが歓迎されるかも知れません。
COCOMITEは、スマホ等で撮った動画を簡単に挿入でき、“見れば分かる”マニュアルが実現します。なお、今後、動画から必要な部分を切り出したり、テロップを加えたりできる動画編集機能を搭載予定です。鋭意開発中ですので、パワーアップした動画機能にご期待ください！

スマホやタブレット端末での見やすさに配慮

“新しい働き方”の広がりで、社外のスマホやタブレット端末で電子マニュアルを見る機会が増えています。そこでよくあるのが、マニュアルのPDFやHTMLファイルの文字が、小さくて読めない問題。そのたびに、ピンチアウト／イン操作で画面を拡大していては、効率低下につながります。 COCOMITEは、一種類のコンテンツを作成すれば、閲覧する端末によって、レイアウトや文字の大きさを見やすく最適化する「レスポンシブデザイン」を採用しています。自宅や移動先でも、会社と変わらない使用感を実現します。

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更新作業もストレスフリーに！

そして忘れてはいけないのが、運用スタート後の更新作業が楽にできること。社内マニュアルは、業務内容の変更にあわせて、頻繁に情報をアップデートしていく必要があります。でも、この更新作業に手がかかると、だんだんと更新ペースが遅くなり、現場からのマニュアルへの信頼も低下してしまいます。

COCOMITEは、更新作業をストレスフリーで行えるよう、次のような特長を備えています。

• 標準の定型テンプレートに情報を入れていくだけなので、短時間で更新できる。
• 手持ちのPDFやExcelファイルなどを取り込んで、コンテンツ作成の手間を軽減。
• 最新版マニュアルの公開を自動通知でき、人がメール等で周知する作業が不要。
• 自動的にバージョン管理をすることができ、面倒な記録が不要。

使う側にとっても、更新する側にとっても、ユーザーフレンドリーなのがCOCOMITEのいいところ。実際に導入いただいたお客様からは、「他社のオンラインマニュアルツールより運用しやすい」との声もいただいています。まずは30日間無料トライアルで、COCOMITEを体験いただき、ぜひ御社への導入をご検討ください。
オンラインマニュアルサービスココミテは、マニュアルによる人材育成をすることにより、働く環境をより良いものにできると考えています。コニカミノルタ株式会社は、人が財産であることから「人財」と呼び、働く人の環境を改善するサービスをこれからもお客様に提案してまいります。