コラム
【2025年度版】マニュアル作成ツール7選｜AI支援機能で業務効率化を促す選び方と活用法

【2025年度版】マニュアル作成ツール7選｜AI支援機能で業務効率化を促す選び方と活用法

この記事でわかる事

マニュアル作成ツール導入で「業務の属人化」「教育コスト増大」「情報の散逸」など、よくある課題がどう改善できるのかが明確になる
AI支援機能がマニュアル作成や活用シーンでどんな役割を持つのか、具体的なイメージがつかめる
失敗しないツール選びのポイントと、AI機能の充実度も含めたおすすめ7選の強み・特徴を実感できる

手順書がバラバラで、現場が混乱する…そんな課題を抱えていませんか？
マニュアル作成ツールは、属人化を防ぎ、情報を整理して業務を効率よく回すための心強い味方です。この記事では、導入が進む背景から得られる効果、種類の違い、用途別ツールの特徴までをわかりやすくご紹介します。業務改善の第一歩として、最適なツールを選ぶためのヒントを見つけてみてください。

マニュアル作成・運用ツールとは何か？

マニュアル作成ツールとは、企業内で利用されるルールや業務手順を分かりやすくマニュアル化し、それを安全に保管・共有するためのソフトウェアやクラウドサービスを指します。

従来のマニュアル作成で活用されることが多いWordやPowerPointなどでは、以下のような課題が発生しがちです。

作成者によって内容のわかりやすさに差が出る
複数のファイルが乱立し、最新版が見つからない・管理が煩雑になる

マニュアル作成・運用ツールは、これらの従来のマニュアル作成・共有・管理にまつわる課題を解決する機能を備えています。主な特徴は以下の通りです。

簡単な操作性：あらかじめ用意されたテンプレートを活用し、ITリテラシーの有無に関わらず誰でもわかりやすいマニュアルを作成可能。
高度な検索機能：見たいマニュアルがすぐに見つかる検索機能を搭載。
多様な表現力：就業規則などテキストメインのマニュアルはもちろん、画像や動画、ファイル添付で、視覚的に理解しやすいマニュアルを短時間で作成可能。
豊富な機能（ツールによる）：ツールによっては、多言語翻訳機能や、作業画面そのものを自動的にキャプチャして手順を記録する機能なども搭載。
一元管理と最新版の担保：クラウド上でマニュアルを一元管理できるため、更新する際にも「どこに最新版があるのかわからない」という悩みを解消。

業務の属人化を防いで知識を組織全体に共有するうえでも、有効な手段になるでしょう。

マニュアル作成ツールが導入される理由は？

多くの業界で、以下のような背景から人手不足が深刻化しています。

少子高齢化の進行
転職文化の浸透

こうした状況では、属人的になりがちな業務プロセスを早急に標準化しないと、企業活動に支障をきたす恐れがあります。

特定の担当者だけが手順を理解している状態では、急な人材変動に対応しきれず、品質の低下や業務の停滞につながりかねません。
熟練技能者の高齢化により、ベテラン層が持つスキルや技能が次世代に受け継がれないまま、引退を迎えるケースも少なくありません。

マニュアル作成ツールは、そのようなリスクに備え、知識やノウハウを言語化しデータとして保存します。必要なタイミングで簡単に検索・閲覧できることが、導入拡大の要因となっています。

マニュアル作成ツールの導入によって得られる主な効果

マニュアル作成ツールを導入することで得られるメリットは、単なる編集効率の向上にとどまりません。企業全体の生産性向上、サービス品質の安定化、人材育成の効率化など、幅広い効果が期待できます。

業務の属人化を解消

属人化とは、業務の進め方を特定の担当者が独自に把握している状態で、他のメンバーが代替しづらいことを指します。この状態は、以下のようなリスクをはらんでいます。

熟練スタッフが退職する際、現場に何も情報が残らず、ノウハウが失われてしまう。

マニュアル作成ツールを活用することで、以下が実現できます。

作業手順をできるだけ具体的かつ視覚的に記録。
誰でも一定の水準で業務を遂行できるようになる。

教育コストと手間の削減

人材育成の場面では「いちいち同じことを教える」負担がしばしば問題化します。特に人の入れ替わりが激しい職場では教育工数がかさみます。マニュアル作成ツールは、この課題に対し以下のような貢献をします。

画像や動画を交えたわかりやすいコンテンツを作成しやすく、現場スタッフの習得スピード向上を支援。
クラウド上のマニュアルをタブレットやスマートフォンで随時確認できるようにすることで、スタッフの自主的な予習・復習を促進。
- 例：製造業の生産現場において、画像とテキストで構成された詳細な手順書でOJT前後に予習復習することで、教育時間を削減。

こうした環境を整えることで、人材教育にかかるコストと手間を大幅に抑えられます。

業務効率と品質の向上

個人で作られたマニュアルは、担当者の好みやスキルによって構成やデザインが変わりやすいのに対し、マニュアル作成ツールはテンプレートを使って同じ形で情報をそろえられる利点があります。これにより、以下のメリットが生まれます。

閲覧者はどの部署のマニュアルを見ても戸惑うことなく、必要な情報を素早く探せる。
動画や画像を使ったわかりやすい説明を導入しやすくなり、利用者が誤解なく手順を再現可能になる。
版管理機能があるツールでは、常に最新の正確な情報を社内に提供できると共に、ISO遵守の観点でインシデントが起こった際のマニュアルに遡ることも可能。

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マニュアル作成ツール導入時にチェックすべき4つのポイント

マニュアル作成ツールの導入を検討する場合、どのような基準で選べばよいのかを事前に整理しておく必要があります。

1. 操作性と社内展開のしやすさ

マニュアル作成担当者だけではなく、閲覧する側にとっても「使いやすいかどうか」は非常に重要です。チェックすべきポイントは以下の通りです。

インターフェースの確認：機能が豊富でも、画面が複雑で操作方法を理解しづらければ、現場が使いこなせないリスクがあります。
検索性の確認：検索性が不十分だと「使われない」マニュアルになってしまうリスクがあります。
基本操作のスムーズさ：テキスト作成や画像の挿入、コメントの追加、検索・管理機能など、代表的な操作がスムーズに行えるデザインになっているか。

2. チームで使える機能の有無

マニュアルの作成・改訂は一人ではなく、チーム単位で取り組むケースが多くなります。このとき、以下の機能が整備されたツールを選ぶと、日々の更新が格段に楽になります。

バージョン管理
共同編集機能
アクセス権限の設定

将来的に複数部門や全社規模に拡大利用する可能性がある場合は、以下のチェックも重要です。

フォルダ階層の設計自由度
セキュリティ面の堅牢性
更新履歴の自動記録機能（更新履歴と以前のバージョンが自動で記録されれば、インシデント発生時の参照先も把握可能）

また、以下の機能があるとコミュニケーションの効率化につながります。

コメント機能
通知機能（メールのやり取りや会議などのステップ削減に貢献）

導入後の実運用を見据えて確かめておくのが望ましいです。

3. トライアルで社内運用を想定したテストを

多くのツールは無料トライアルを提供しており、本番運用を想定したうえで機能の使い勝手を試せる機会があります。特に新しいツールを導入するときは、以下の点を実際の作業に近い形でテストすると、導入してからの後悔などのリスクを減らせるでしょう。

社内の誰がどのように操作するのか
どのくらいの頻度でマニュアルを更新するのか

特に現場スタッフのITリテラシーに差がある企業は、初心者でもつまずきにくいインターフェースかどうか確認しておくことが重要です。

4. AI支援機能の有無と実用性

近年、マニュアル作成ツールにもAI機能が搭載されるケースが増えています。AI支援機能搭載のマニュアル作成ツールを導入することで、自社の課題解決にどのように貢献できるかを見極めることが重要です。

AIによる作成支援：手順書の自動下書き作成、既存ドキュメントからの情報抽出、構成提案など、マニュアル作成の初期工程をAIがサポートしてくれるか。
AIによるデータ活用：多言語翻訳の精度、問い合わせに対するAIチャットボット連携など、作成後の活用面でAIが貢献できるか。
操作性と導入の容易さ：AI機能が高度でも、操作が複雑では活用されません。誰でも直感的に使えるか、また自社の業務プロセスにスムーズに組み込めるかを確認しましょう。

自社の目的や課題に応じて、本当に役立つAI機能を備えたツールを選びましょう。

導入前に知っておきたい！マニュアル作成ツールの種類

マニュアル作成ツールと一口にいっても、手順書をステップ形式でまとめることが得意なサービスから、大量のファイルやドキュメントを管理するWiki型までさまざまです。それぞれの特徴を理解することで、導入後に「思っていた用途と違った」といった事態を防げます。

下記の表は、代表的なツールのタイプを簡潔にまとめたものです。

ツールの種類	特徴	適した場面
業務手順書型	業務工程をステップ化して表現できる。用意されたテンプレートやレイアウトに従って入力するだけでマニュアルが完成する。	製造業の作業手順書やバックオフィス業務マニュアルなど。
操作マニュアル型	ソフトウェア操作など、画面上の手順を自動記録しやすい。画面キャプチャや録画機能が豊富。	システム導入時の手順書作成やITヘルプデスク向け資料など。
動画マニュアル型	現場作業や接客業務など、実際の作業映像を撮影して分かりやすく解説できる。	製造業の作業手順書や飲食店のオペレーション教育に活用。
ナレッジ共有型	FAQや社内Wikiの要領で、膨大な情報を検索しやすく整理。テキストや画像、ファイルの管理に強い。	全社的に情報を一元化し、継続的に更新・活用する業務で有効。