マニュアルは業務をスムーズに、効率的に進めるうえで欠かせないアイテムです。ただし、マニュアルの作成は必ずしも簡単な作業ではないため、必要不可欠なもの以外は後回しになっていることもあるでしょう。そんなマニュアル作りを楽に、そして活用促進や管理まで効率化してくれるのがマニュアル作成ツールです。この記事では、マニュアル作成ツールのメリットや選び方のポイントをご紹介します。

マニュアル作成ツールはなぜ必要？

マニュアル作成ツールは業務マニュアルや操作マニュアル、運用マニュアルといった業務に必要なさまざまなマニュアル作成時に利用するツールです。複雑な工程や手間がかかる作業を盛り込んだり、細かな注意点が多かったりするマニュアル作りも、マニュアル作成ツールを使えば効率的に行うことができます。 マニュアル作成ツールを活用する具体的なメリットは、主に次の2つが挙げられます。

• 手書きやOfficeツールでの作成と比較して、少ない労力・時間でマニュアル作成ができる
• 利用者にとってわかりやすい、質の高いマニュアルに仕上がる

また、マニュアル作成以外の機能も備えたプラットフォーム型を利用すれば、情報の共有化も図ることができます。マニュアル作成ツールは多くの種類があるので、自社の運用においてどのような機能が必要かを精査したうえで、ツールを選びましょう。

マニュアル作成ツール選定時のポイント

初めてマニュアル作成ツールを導入する際は、どれを使えばよいかわからないことが多いでしょう。ここではマニュアル作成ツール選びで、押さえておくべきポイントをご紹介します。

作りたいマニュアルが作成できるか？

手順書、指示書、システム操作マニュアル、研修マニュアル、ガイドライン、規定など、どのような種類のマニュアルまでを対象に作成・活用・管理するかによって、選ぶべきマニュアル作成ツールは違ってきます。単純な指示書、手順書のみで分かりやすさ重視なら動画活用機能、システム操作マニュアルやガイドラインなども含む必要ある場合には文章構造と文字装飾機能など、希望するマニュアル作りが可能なものを選ばなければなりません。マニュアルの内容によっても選択するものは変わることにも注意する必要があります。

必要な機能を備えているか？

自社が目指すマニュアル作りに必要な機能を備えているかは、ツール選びでの最重要ポイントです。そのためにはまずマニュアルで実現したいことに必要な機能・不要な機能を、適切に把握していることが欠かせません。

社外からも閲覧する場合はクラウド上に保存できる機能、外国人従業員がいる場合は翻訳機能、現場作業員がすぐに見られるように便利な二次元バーコード出力機能などがあります。逆に、こうした利用シーンが当てはまらないのであれば、自社にとってあまり意味はありません。よくわからないからといって多機能なものを選ぶと高コストになり、かえってわかりにくいマニュアルになってしまうため、注意が必要です。

操作しやすいか？

操作性も大事なポイントです。マニュアルを作成する人が簡単に取り扱えるのはもちろん、見たいマニュアルが容易に見られることも重要です。片手で操作する、手袋をしている、といった閲覧時の状況を考慮する必要性にも注意しましょう。

サポート体制は充実しているか？

マニュアル作成ツールを初めて使う場合、サポート体制は特に重視すべきポイントです。対応時間や質問受付方法などは十分に確認しましょう。

作成時以外も使いやすいか？

作成したマニュアルを閲覧する際の、使いやすさ・見やすさも大切です。また、頻繁に内容の変更が想定される場合は、更新のしやすさも考慮しなくてはなりません。

代表的なマニュアル作成ツール

代表的なマニュアル作成ツールを7つ、ご紹介します。特徴や向き・不向きを確認して、マニュアル作成ツール選びに役立ててください。

マニュアル制作を効率化できるツール

Tebiki（https://tebiki.jp/）

提供会社：Tebiki株式会社
TebikiはOJTに用いる動画マニュアルが作成できる、クラウド動画教育システムです。音声認識によって自動生成される説明が動画に挿入され、現場スタッフが教育内容をスマートフォンで撮影するだけでマニュアルを作成することができます。100ヵ国以上の言語に対応した翻訳機能もあり、外国人従業員の多い職場でのマニュアル作成に適しています。クラウド上のマニュアルにアクセスした履歴から教育状況も把握でき、現場作業マニュアル作りにも向いています。

Dojoウェブマニュアル（https://tepss.com/dojo-wm/）

提供会社：株式会社テンダ
Dojoウェブマニュアルはスマホでのマニュアル作りが可能なマニュアル作成ツールです。操作がシンプルで、実際にスマホを操作しながら録画したり音声で説明文を入力したりすることができます。作成マニュアルはクラウド上に保存され、閲覧もスマートフォンやタブレットから可能です。機械を扱う現場作業のようなマニュアル作成に向いています。

トースターチーム（https://toaster.how/）

提供会社：noco株式会社
マニュアルだけでなくナレッジの共有化も図る管理アプリです。従業員の知識や経験といった業務に関する情報を一括管理することで、業務の平準化を図ることができます。業務の進め方をテンプレート化することが可能で、再現性の高いマニュアルを作ることができます。100言語へ翻訳可能で、外国人従業員向けのマニュアル作成に向いています。

Shopらん（https://shoprun.jp/）

提供会社：株式会社ドリーム・アーツ
Shopらんは多店舗を展開する企業向けクラウドサービスです。本部と店舗との間のコミュニケーションに特化した多くのツールを提供し、各店舗が行う業務オペレーションや社内マニュアルが作成できるフレッシュマニュアル機能を備えています。各店舗は自店のメモが書き入れられ、ローカライズして独自のマニュアル作りが可能です。また、本部はそのメモに書かれている内容を吸い上げ、全体としての改善を図ることができます。

ClipLine（https://clipline.com/service/）

提供会社：ClipLine株式会社
多店舗ビジネスに特化した、マネジメントとの情報共有をショート動画形式で行うサービスです。ショート動画を利用することで、多店舗での事業展開で多発するコミュニケーション上の問題の解決を目指します。従業員全員に標準となる知識・技術を伝えることができ、レベルの平準化を図ることができます。集合研修をリモート化したい場合に最適です。

マニュアルの運用を効率化できるツール

Teachme Biz（https://biz.teachme.jp/）

提供会社：株式会社スタディスト
マニュアル作成だけでなく共有・運用まで、簡単な操作で行うことができるツールです。伝えやすいマニュアルを作成し、伝わりやすい形で共有・運用することができます。作成したマニュアルの活用状況が分析でき、マニュアルに反映して改善していくことが可能です。作成したマニュアルの活用に不安がある場合や、業務変更によりマニュアルの更新頻度が高い場合などに適しています。

COCOMITE（https://cocomite.konicaminolta.jp/）

提供会社：コニカミノルタ株式会社
オンラインでわかりやすいマニュアル作成・運用ができるツールです。スモールスタートから大規模利用まで、幅広い対応が可能です。操作は簡単なうえに直感的に行うことができ、作成・運用ともスムーズに進められます。活用状況の見える化も可能で、より良いマニュアルにすることができるため、作成したマニュアルを有効に運用したい場合に最適です。

まとめ：ポイントを押さえて本当に役立つマニュアル作成ツールを選ぼう

新しく何かのシステムやツールを導入するにあたっては、選定の作業が必要になります。どんなに良いものでも自社にあっていなければ使いこなせず、満足のいく結果にはなりません。機能や操作性、受けられるサポートのほかに、マニュアル作成ツール選定ではどのような種類のマニュアルを作成するのか、作成したマニュアルの使い勝手もポイントになります。

この記事では代表的な7つのマニュアル作成ツールの特徴を紹介しました。マニュアル作成ツールの理解や、選定に役立ててください。