一般的に、新人の教育には時間や費用がかかり、教育者の負担も大きいものです。なかには「教育制度があるもののうまく機能していない」「教育制度がない」といった場合もあるでしょう。
こうした問題を解決しながら教育を進めていくには、新人教育マニュアルが欠かせません。ここでは新人教育マニュアルの概要やメリット、内容やフォーマット、作成する際のポイントなどを解説します。

新人教育マニュアルはなぜ必要？

新人教育マニュアルはなぜ必要なのでしょう。そもそも新人は、業務の内容だけでなく、会社の制度や、新卒社員の場合にはビジネスマナーに至るまで、知らないことが多い状況です。そうした内容をすべて、口頭で伝えていたら時間がいくらあっても足りず、加えて情報が多いために抜け漏れも発生しやすくなってしまいます。また、教育を受ける側としても、一気に口頭で伝えられてもすぐに忘れてしまうはずです。
さらに、昨今ではリモートワークが当たり前になり、OJTで教育するにも限界が生じています。こうしたさまざまな問題をフォローするために、新人教育マニュアルの作成が必要なのです。

新人教育マニュアルの作成によって得られるメリット

新人教育マニュアルを作成すると、どんなメリットが得られるのでしょう。新人教育マニュアルの必要性について、見ていきます。

教育コストの軽減

新人教育には、「新人を教えるためにかかる時間」「教えるために必要なことをまとめる費用」などのコストがかかります。もちろん、こうしたコストをゼロにすることはできませんが、マニュアルを作ることで毎回費やす時間や費用のかなりの部分を削減できます。

いつでもどこでも学べる

マニュアルがあれば、新人はいつでもどこでも内容を学べます。つまり、新人は自分のペースで教育を受けられるのです。また、教育実施前にマニュアルを読み込んでおけば理解が深まりますし、教育実施後に何度も見直すことで定着を図ることもできます。

標準化を促せる

教育する新人が1人ではないケースも多いでしょう。しかし、その多くがそもそも「新人」であるため、基礎もあやふやな状態です。新人教育マニュアルで同じ内容を伝えていけば、新人の業務レベルの標準化が促せます。

教える内容が均一化する

業務で行う教育でよくある問題の1つが「教える人によって内容がバラバラ」というものです。この場合、教育を受ける新人は混乱してしまい、教育の成果も上がりにくくなるでしょう。新人教育マニュアルによって、担当者が違っても均一な内容を教えることが可能です。

会社・組織の今後に役立つ

新人教育マニュアルの作成を通じて、会社そのものや社内ルール、業務自体を見える化します。それにより、不要な点や良い点、改善点などが明らかになるのです。その内容は、今後の業務改善や効率化などに役立てることができます。

新人教育マニュアルに含める内容5つ

新人教育マニュアルには、どのような内容を含めていけばよいのでしょう。5つの観点から説明します。

会社に関する内容

企業理念や目標を明記します。これらは「どういう企業であるのか」と同時に、新人へ「どの点を重視して動けばよいか」を伝えるものです。組織図もあるとよいでしょう。どういった部門がどのように稼働しているのか、掴むことができます。

ビジネスマナーの基本

以下のような基本のビジネスマナーをまとめます。

• 電話がかかってきたらどうするのか
• 名刺はどう渡すのか
• あいさつはどのように行うのか
• メールのマナー

入社前、事前に調べたり先輩社員から話を聴いたりしている人もいるでしょう。しかし、特に新卒社員の場合、多くは入社によって初めて社会を知ることになります。ここで基本を伝えていきましょう。

社内の手続きや制度に関する内容

以下のような手続きや制度に関する内容をまとめます。

• どの部門がいつ対応しているのか
• 経費の精算
• 有給休暇の申請
• 交通費
• 遅刻を含めた出退勤やフレックスといった勤務の制度

「困ったら新人教育マニュアルを見ればわかる」レベルに仕上げておけば、新人も迷わずにすむでしょう。

ツールやスキルに関する内容

以下のようなツールやスキルに関する内容をまとめます。

• パソコンの使い方
• 社内で使われているWebやコミュニケーションツールとそれぞれの使い方
• 働くうえで求められるスキルやその学び方（社内にeラーニングの仕組みがあればそれについても）

パソコンの使い方は、業務の基礎といえるものです。しかし、それに対して他の従業員が都度答えていては、業務が滞ってしまいます。新人が1人でも学べるよう新人教育マニュアルに記載しておきます。社内で使われているWebやコミュニケーションツールとそれぞれの使い方も同様です。
ここには、必要なスキルや学び方についても記載しておきます。新人の自学や自己管理に役立つでしょう。

業務そのものに関する内容

以下のような業務に関する内容をまとめます。

• 業務の手順
• その業務をする目的
• 業務で達成したい目標
• 確認事項や注意事項
• ファイルの命名規則

新人教育マニュアルで使われるフォーマットとそれぞれの特徴

新人教育マニュアルでは、どのようなフォーマットが使われ、それぞれどのような特徴を持つのでしょうか。それぞれについて見ていきます。

紙のマニュアル

見るだけでわかる一般的な新人教育マニュアルです。ITスキルを要せずとも閲覧できるため、便利でしょう。ただし、「持ち歩くのに不便」「なくしたら再発行が必要」といったデメリットがあります。

テキストファイル

一般的なOfficeツールで作成するタイプです。パソコン上で作成した新人教育マニュアルをPDF化したり、オンラインストレージにアップロードしたりして共有します。見る側はインターネットにさえつながれば、すぐ閲覧できます。パソコンやスマートフォンなど、閲覧する端末も選びません。

音声ファイル

音声で解説しているため、聴く側にわかりやすく伝えられます。ただし、台本作成や収録に時間がかかる点がデメリットでしょう。聴く側は「ながら聴き」や「移動中」にも聴くことができます。通常の再生速度だけでなく、1.5倍や2倍で再生できるようにしておくと、より便利でしょう。

動画ファイル

画面を共有したり実物を映したりしながら、音声で解説するマニュアルです。こちらも音声ファイルと同様、台本作成や収録に時間はかかります。ただし、映像があるため、音声に頼るだけよりも詳細かつ効率的に解説できるものです。それにより、見る側も実際の手順について視覚情報から学べます。

新人教育マニュアルを作成する際のポイント

新人教育マニュアルを作成する際、押さえるべきポイントは何でしょうか。それぞれについて見ていきます。

全体像がわかるように

フローチャートや図形などで、全体像がわかるような作りにしましょう。細かすぎると、大事な部分が伝わりにくくなります。例えば、業務についてなら業務の大まかな流れや目的を記載するようにしましょう。そして、詳細な部分はそれぞれのページ、もしくは専用マニュアルを作成します。

図解や写真を入れる

図解や写真といった、目で見てわかる情報は可能な限り、盛り込みましょう。テキストのように、読む情報だけでは、一人ひとりが持つ理解力によって、内容の理解度が変わります。 また、業務によっては実物を見ないとわかりにくい部分もあるでしょう。テキストだけでなく、図解や写真を入れることによってその点をカバーできます。

テキストを工夫してわかりやすく

テキストについても、以下のようなポイントを押さえて、できるだけわかりやすくなるように工夫しましょう。

• 専門用語には補足
• 一文は短くシンプルに
• 太字や色マーカーを使う

専門用語に補足があれば、それが何を意味しているのか理解しやすくなります。また、一文を短くシンプルにすることで具体的な手順が伝わりやすくなるのです。使いすぎは問題ですが、太字や色マーカーを適宜使うことも重要でしょう。それによって、どこがポイントなのかより明確になります。

チェックシートを付属する

チェックシートがあれば、新人は業務を進めるなかで漏れや抜けはないか、気をつけるポイントを見過ごしていないか、などを確認することができます。

今後のためにテンプレートを作っておく

新人教育マニュアルだけでなく、今後もマニュアルを作る可能性はあります。そこで、一度作った新人教育マニュアルをもとにしたテンプレートを作成しておくと、次回のマニュアル作成にかける時間も短くなるでしょう。

まとめ：新人教育マニュアルの作成でさまざまなメリットを得よう

新人教育マニュアルを作成すると、新人教育にかかる時間や費用、教育する側の負担を削減することが可能です。また、マニュアルを使って新人教育をすることで、知識やスキルの標準化も進みます。

なお、一般的にマニュアルは教育する側が作成するものと考えられがちですが、教育を受ける側の新人が作成しても効果を生み出します。なぜなら、新人が教わった内容をマニュアル化し、教育者がそれをチェックすると下記のような効果が期待されるからです。

• 教育者は新人（教育対象者）の理解度を確認できる
• 教育される新人は、教わった内容をマニュアルにまとめるという作業によって理解を深められる
• 次に配属される新人に、先輩たちの知恵・経験を引継ぐことができる

こうした視点も盛り込みながら、ぜひ効果的な新人教育マニュアルの作成を進めてみてください。
また人財育成の中でのマニュアル活用促進には、マニュアルツールの検索性能や既読管理機能、ブックマーク機能などの補助機能をおススメします。