マニュアル作成ツールの選び方｜AI支援で業務効率化と属人化解消を目指すポイント
この記事でわかる事
マニュアル作成ツール導入の目的や得られる効果をはじめ、なぜ今AI支援機能付きのマニュアル作成ツールが多くの企業で注目されているかを具体的に解説します。属人化の解消や業務効率化だけでなく、AIによる自動化・最適化の利点まで紹介します。
自社に合ったマニュアル作成ツールを選ぶためのポイントも詳しく紹介。AI支援機能を含めた比較・検討ポイントや、導入を成功に導くためのコツも押さえています。
マニュアルを効率的に作成し、組織全体で活用するためのツールは、業務効率化と属人化の解消に大きく役立ちます。とくに最近は、クラウド上で編集できる製品やAIを活用した自動作成機能が広がり、企業での導入検討も活発化しています。ここでは、マニュアル作成ツールを導入する理由や期待できる効果、具体的な選定ポイント、そして導入をスムーズに進めるためのステップを整理します。
マニュアル作成ツールを導入する理由とは
マニュアルは、業務の整理や引き継ぎ教育に欠かせない存在ですが、つい作成や更新が後回しになり、担当者が不在になったときに慌てて用意を始めたり、引継ぎが間に合わない場合業務が止まってしまったりするケースは少なくありません。適切なマニュアルツールを導入すると、個々人の持つノウハウを組織で共有できるようになり、現場での作業がスムーズに進むだけでなく、全体の作業品質も安定していきます。現状、紙で運用している場合は、印刷コスト削減にも繋がります。
なぜマニュアル作成ツールが必要なのか
マニュアル作成ツールを導入する大きなメリットは以下の2点です。
- 属人化している業務手順を見える化できる
- 簡単に検索・更新ができるため、本当に使われるマニュアル運用を構築しやすい
たとえば文章だけでは分かりにくい操作も、キャプチャ画像や動画を入れることで理解度が高まります。また、完成したマニュアルをクラウド上で共有すれば、マニュアルを必要とする人がいつでも最新情報を閲覧でき、バージョン管理の混乱や古いファイルの参照によるミスを回避できます。 さらに、ツールならではの強みとして以下のような機能が挙げられます。
- 閲覧履歴や更新履歴が一目で追える機能
- 関係者へ変更内容を自動通知できる機能（クラウド型の場合）
- これにより、常に最新情報に基づいた業務遂行が可能になります。
- どのマニュアルがよく見られているかなどの閲覧履歴を確認することで、わかりづらいと思われている業務を発見することにも繋がります。
従来型のマニュアル管理では、紙ベースやローカルのフォルダに保存して終わりになりがちで、どの版が最新なのか分からなくなることがよくあります。
ツールの導入で期待できる効果
ツールを導入することで期待できる主な効果は以下の通りです。
- 作業手順の標準化と品質の安定化： 同じ作業を担当するメンバーが手順をそろえて実行することが容易になり、作業品質のばらつきが抑えられます。
- 教育係や管理者の負担軽減： 手順が標準化されることで、教育や管理にかかる手間が減ります。
- 自己解決力の向上と問い合わせ削減： 検索機能が高い製品なら、作業者が自力で疑問点を調べられるため、担当者に問い合わせる回数が減るといった効果が期待されます。
選ぶならここをチェック！失敗しないマニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールを選ぶときは、以下の点を総合的に判断するとよいでしょう。
- 操作の簡単さ
- 管理機能の充実度
- 情報セキュリティの確保
- AI機能の有無
1. 操作性の簡単さで選ぶ
社内で多くの人が作成や編集を担う場合、誰でも直感的に操作できる設計かどうかは大きな決め手になります。テンプレートに沿ってテキストを入力したり、必要な画像を簡単にアップロードできたりするようなツールなら、編集画面が複雑になりづらく初心者にも優しいでしょう。担当外のメンバーが臨時でマニュアルを修正するケースが多い場合でも、使い方に迷わなければ更新もスムーズに進みます。
2. 更新のしやすさで選ぶ
マニュアルは作って終わりではなく、常に最新情報へと更新し続けることが重要です。そのため、以下の機能が充実しているか確認しましょう。
- バージョン自動管理： 更新履歴が自動で残り、過去のバージョンにもアクセスできます。
- スマートフォンやタブレットからの編集機能： 現場で作業しながらの更新も難しくありません。
- 更新日時や更新者の表示機能： 担当者が不在でも誰がどこを修正したか把握でき、属人化の予防にも役立ちます。
3. 社内活用されやすい工夫があるか
せっかく作成したマニュアルも、現場で閲覧が面倒だと使われなくなってしまいます。情報をすぐに見つけられる検索機能や、関連リンクへ飛びやすい内部リンク設定が可能かどうかは、運用段階の大きな差となるでしょう。QRコードを発行できる機能を持つツールもあり、プリントアウトしたQRコードを現場に貼ることで、スマートフォン等で即時アクセスできるような工夫もできます。
4. AI機能があるかも検討しましょう
マニュアル作成ツールを選ぶ際、AI（人工知能）の活用は注目すべき新たな視点です。AIは、マニュアル作成の効率を上げるだけでなく、専門知識や熟練者のノウハウといった、これまで文書化が難しかった情報を分かりやすく整理し、組織内での技術継承を後押しするなど、マニュアルの質そのものを向上させる力を持っています。
AIが提供する具体的な機能例としては、主に以下の点が挙げられます。
- マニュアルの草案作成をAIが支援する
- インタビュー形式で専門家の知見を引き出し、AIがマニュアル化する
- 既存のマニュアルデータを新しいシステムへAIがスムーズに移行する
実際に「AIによる草案生成」が
自社活用方法に合うかは、触ってみてこそ分かるものです。
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目的別に整理！用途に合わせた選定ポイント
マニュアル作成ツールを導入する際は、最優先の目的をはっきりさせてから選ぶのがおすすめです。主な目的と、それに合致したツールの特徴は以下の通りです。
「正しく作業できるように」→ 適切な言語化を促進するツール
バックオフィス業務や受託業務など、正確に業務を完遂することが求められる職種では、マニュアルを見ながら作業するケースも多いです。誰が参照しても認識齟齬が起きないように、文章で言語化することが重要です。上から下に読み進めながら作業ができる構成かどうか、必要な文章を書ききれるだけの文字数上限があるか等確認します。また、作業の言語化は難易度が高いため、AIが作成サポートしてくれるような機能があると便利でしょう。
「大規模で使いたい」→ フォルダ階層やアクセス権限設定が豊富なツール
マニュアルは業界業種を問わず必要なアイテムです。そのため、最初はチームや部署単位での導入であっても、将来的に複数部門や全社規模でマニュアルツール利用を拡大するケースも多いです。範囲を拡大する際に重要なのが「複数部門や多様な関係者で活用できるだけのフォルダ数があるか」「機密情報を少人数で管理できるようにアクセス権限設定を細かに設定できるか」です。将来的な利用範囲拡大可能性を見越して、大規模利用に十分な仕様かどうか確認すると、ツール入れ替えの手間やリスクを低減できます。
「とにかく早く作りたい」→ テンプレートが固定されたツール
文章作成に慣れていない社員が多い現場では、あらかじめデザインされているテンプレートを使って手順や画像を入れていくだけで完成するツールが向いています。テンプレートが固定されていると、異なる業務でも簡単にフォーマットを流用できるため、ミスも減りやすいです。初期設定が済んでいる状態でスタートできるツールを選ぶと、導入初期からスムーズに使い始められるでしょう。
「更新の多さに困っている」→ バージョン管理ができるツール
組織改編や製品仕様変更などが頻繁に起こる職場では、更新時の手戻りを防ぐために、修正履歴を残せるツールが欠かせません。どの時点で誰が変更を加えたかがひと目でわかれば、不適切な更新や無断変更を防ぎやすくなります。「固定メンバーのみがマニュアルを編集でき、その他メンバーは閲覧のみできる」のように権限を自由に設定できる製品なら、余計な操作ミスも減らせるでしょう。
「新人研修にも使いたい」→ トレーニング機能付きツール
教育担当者の負担を減らしたい場合は、テスト機能や学習進捗の可視化機能が付いたツールが役立ちます。学習したページを自動で記録する仕組みがあれば、社員それぞれがどこまで理解しているかを客観的に把握できるので、個別指導が必要なタイミングを逃しにくいです。動画での解説や図解が簡単に挿入できるツールを選べば、OJTの補助教材としても活用できるでしょう。
マニュアル作成ツールの主な種類
企業が導入しやすいマニュアル作成ツールは、大きく「手順書型」「動画型」「ナレッジ共有・FAQ型」に分けられます。ただし最近では、動画や画像、テキストを同時に扱える製品も増えているので、一概にどれか一つに分類できないケースもあります。自社がどのような形式の情報を多く扱うかを考えながら、最適なツールを探すのがよいでしょう。
1. テキスト＆画像中心の手順書型、管理機能も搭載
業務フローをステップごとに整理し、文章と画像で解説していく伝統的なスタイルです。
適しているケース
- マニュアルを参照しながら進める業務での活用（受託業務、PC作業等）
- 分かりやすい写真を組み合わせて工程を示し現場でもさっと確認できるようにしたい場合
- 就業規則や規約など、テキストメインのマニュアル
特長
- 多様なマニュアルに対応できるため、複数部門・複数用途で活用できる
- 全社規模で一元的にマニュアルを管理できる
- 言語化された詳細で正確なマニュアルだから、認識齟齬を軽減できる、教育内容標準化に活用できる
2. 動画中心のマニュアル型
主に現場作業や接客業など、動きや手順の微妙な違いを映像で伝えたいときに力を発揮します。
メリット
- 文章だけではわかりにくい細かなコツを動画で示せる
- 新人や外国籍の従業員にもイメージが伝わりやすい
- 字幕やナレーションで補足説明を入れられる機能を備えたものなら、短時間で効果的な教育が可能
3. ナレッジ共有・社内FAQ型
投稿型のシステムを利用して、従業員が自主的に情報を蓄積するスタイルです。
活用例
- FAQ
- 過去のトラブル事例
特長
- テキストや画像、動画を自由に組み合わせて投稿できる
- 検索性やタグ付け機能が強力な製品が多く、即座に関連情報へアクセスできる
以下に、導入時に検討したい代表的な観点をテーブルで示します。自社の目的に合ったツールを選ぶための参考にしてみてください。
| 項目 | 注目ポイント | 具体例 |
|---|---|---|
| 操作性・UI/UX | 直感的に編集できるか、初心者に優しいデザインか | ドラッグ＆ドロップで配置、リアルタイムプレビューなど |
| 大規模運用・利用範囲拡大 | 複数部門や複数用途で活用したい場合に対応できるか | フォルダ階層数、アクセス権限設定の細かさ、テキスト文字数上限数など |
| バージョン管理 | 更新の履歴を追えるか、誤った書き換えを防げるか | 過去の版へ戻す機能、更新者・更新日が確認できる仕組み |
| セキュリティと権限設定 | 不正閲覧を防げるか、外部共有機能はどうなっているか | アクセス範囲の制御、ログイン認証、アクセスログなど |
| 検索・管理機能 | 情報を探しやすいか、管理者が状況把握しやすいか | キーワード検索、タグ付け、閲覧状況分析機能など |
| AI支援機能 | 自動作成や修正サポート機能があるか | 草案作成、差分抽出、自動整理など |
| サポート・導入支援 | ベンダーの問い合わせ対応、マニュアルやFAQの充実度 | 電話・メールサポート、オンラインセミナー |
| コストと拡張性 | 初期費用と月額費用、将来的な利用拡大への対応 | 無料トライアル、契約プランの柔軟性、ユーザー数の上限 |
AI支援機能付きマニュアル作成ツールで業務をアップデート
AI支援機能が進化したことで、マニュアル作成ツールは「作って終わり」ではなく、日々の変化や成長にあわせて最適化し続ける存在になりました。 ツールの導入によって、情報の集約や作成工数の削減、ナレッジの継承まで、多くのメリットを享受しやすくなります。 AI機能をしっかり活用できるツールを選び、現場で役立つマニュアル運用を実現してみてください。
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