コニカミノルタジャパン株式会社人事統括部 導入事例COCOMITEで人事業務のDX推進。引継ぎ工数・問合せ削減で本来のミッションに集中できる環境へ。
～人事システム導入を契機に従業員向けマニュアルをココミテ化。部内引継ぎでも活用～

山下さん：コニカミノルタジャパン人事統括部統括部では、制度策定、評価、研修、採用など業務量が多いものや内容が複雑なものは担当が固定化され、業務属人化が進みやすい状況にありました。
給与計算など定型業務は外部委託先に任せ、業務標準化・効率化を進めています。一方で、内製として残る部内業務の見える化・マニュアル化、さらに全従業員に向けた分かりやすい情報発信が課題として挙がっていました。

岸本さん：マニュアルツールを検討するきっかけになったのは、営業部門からの「人事統括部や本社が展開するマニュアルが見づらい」という率直な意見でした。人事やコーポレート部門は全従業員に情報展開する場面が多いため、より伝わりやすい形式に改善する必要性を強く感じていました。
また当時、人事システムの導入を控えており、「新しい人事システムを導入するタイミングでマニュアルも統一して整備したい」というニーズも高まっていました。上層部も業務改善につながる新しいツールの導入に前向きで、COCOMITEならユーザー追加も柔軟で部門横断の利用にも広げやすい点が、導入判断を後押ししました。

岸本さん：まずは人事システムのリリースに合わせて、システム関連のマニュアルを一気に作成しました。人事評価制度の運用変更時にも、COCOMITE を使って分かりやすくまとめ、社内展開しました。
制度やシステムが変わるタイミングは、マニュアル作成を進めやすいと感じています。

山下さん：現在は、従業員向けの情報発信で COCOMITE を利用する場面が多いです。人事制度を正しく理解してもらうため、COCOMITE を通じて整理した情報を届けるようにしています。
ただ、まだマニュアル化しきれていない業務もあり、業務標準化や更なる整理の必要性を感じています。マニュアル作成を進めるには部員全員の協力が欠かせないため、「日常業務の中にマニュアル作成をどう組み込むか」を上層部にも相談し、チーム横断の業務改善プロジェクト立ち上げにつながりました。

三橋さん：COCOMITE のマニュアルを見て分かりやすいと感じ、自分の担当業務も COCOMITE で作ろうと思いました。ちょうど退職予定者から業務を引き継ぐタイミングがあり、部内の支払処理などのマニュアルを作成しています。
Excel で作られた既存マニュアルもありましたが、どれを参照すべきか迷うことが多く、COCOMITE で引き継ぎ内容を整理し直すことで、自分自身の理解も深まりました。今後、新しいメンバーが入ったときにも役立つ内容になっていると思います。

小関さん：私は自分用の作業メモを COCOMITE でまとめています。久しぶりに行う業務でもすぐ確認できますし、新メンバーが入ってきた際にも共有しやすい点が良いです。「自分のために作ったメモが、将来の誰かの役に立つ」という実感があります。引き継いだ新人がマニュアル化することで、理解が定着しやすいとも感じています。
また、新卒採用チームでは産休等の長期休暇や、人事異動などの際、引き続き資料はExcel ベースでチーム内だけに共有されていました。COCOMITE で作成していれば、人事統括部全体で共有でき、後から入るメンバーもアクセスしやすかったと感じています。

岸本さん：今後、従業員向けのマニュアルはできるだけ COCOMITE に統一し、見やすい・探しやすい運用にアップデートしていきたいと考えています。導入当初に想像していた、人事統括部以外のコーポレート部門にも活用を拡大し、属人化解消や効率化に繋げられると良いと思っています。
また、マニュアルのタイトルを入力するだけで構成案・下書きを生成できる「AIマニュアル作成アシスト機能」も活用し、作成の効率化をしていきたいです。

小関さん：採用チームとして、学生さんがよりスムーズに情報アクセスできるようにしていきたいと考えています。来社時の交通費精算マニュアルなどを COCOMITE で展開できるとより便利になりますし、自社商材を体感いただく機会にもなるので、進めていきたいです。

三橋さん：部内の業務見える化・属人化解消をさらに推進するため、COCOMITEでの部内引き継ぎマニュアル作成をさらに進めていきたいです。

山下さん：「COCOMITEを見れば知りたい情報が見つかる」状態にさらに近づけたいと考えています。現在 PowerPoint や Excel で作成している既存マニュアルも、COCOMITE に順次移行し、情報の一元管理をさらに進められればと思います。