はじめに

株式会社森組様は「最高の品質と最良のサービスで、お客様の感動を」を経営理念とし、創業以来120周年を超える老舗のゼネコンです。建設工事の現場ではテキストベースでは作業が伝わりづらいことから、動画教育を取り入れたいという話がありクラウドツールを検討されていました。最終的には動画だけでなく、静止画、テキスト、既存文書を活用したマニュアルが簡単に作成、管理、運用できる弊社のCOCOMITEを導入頂きました。今回はマニュアル作成や管理、運用を担当される藤井様（IT推進部/人財部）、上垣様（IT推進部）、堀田様（人財部）の3名にお話を伺いました。

COCOMITE導入の背景

これまでのマニュアル運用における課題感やCOCOMITEの導入背景を教えてください。

藤井様：

背景としては下記の通り大きく二つありました。

①陳腐化した既存のマニュアル運用システムからの置換

一つ目は、これまで利用していた10年以上前に自社で開発したマニュアル運用システムが陳腐化していた事です。当社では文書（マニュアル）、それに関する解説、様式の三点セットでマニュアルを運用していました。しかし既存のシステムで文書を検索するとファイルのみがヒットし、そのファイルのみダウンロードができるといった具合で、三点セットでの運用が上手く実現できていませんでした。

②オンデマンドの教育ツールとしての活用検討

二つ目の理由として、当社では「若手の育成」を重視していますが、当社のようなゼネコンは事業場が各地に点在しているため集合研修を実施することにいつも苦労している状況です。そこで若手の自己学習用にも使える、必要な情報が必要な時に入手できる環境の構築を行い、集合研修と併せて運用したいと考えていました。

上記背景から、マニュアルの管理運用ができ、教育ツールとしても使うことのできるクラウドツールを探していたところCOCOMITEにたどり着きました。

COCOMITE導入の決め手

・バランスとレスポンスの良さ、大手企業の安心感が決め手

藤井様：

端的に言うとCOCOMITEが最もバランスのよいツールだったからです。

COCOMITEを含めて4つのツールを約半年間かけて検討しましたが、他社さんのツールは動画機能に偏っていたり、PDF等のファイルが添付できなかったり、ユーザーが直感的に使いづらかったりとそれぞれに難点がありました。

もう一つは私達の話をしっかり聞いてもらえたという点です。私達が課題を伝えると、素早く開発にも連携して頂き、どんどん機能を改善してくれるレスポンスの良さに驚きました。また、森組全部門の企業データを永続的に預けることになりますが、「コニカミノルタ」という老舗企業より提供されるサービスでしたのでこの安心感も決め手となりました。

COCOMITEの導入効果

COCOMITE導入後、効果は実感頂けていますか。

・共有フォルダと同じ使用感でスムーズな全社導入を実現
藤井様：

全社一斉に移行を行いましたので、混乱が生じることが予想されましたが、利用者の混乱やクレームは皆無でした。COCOMITEは共有フォルダを使うのと同じ感覚で直感的に操作ができ、またマニュアルのフォーマットも統一されていましたので、ユーザーも戸惑うことなく使用できたのかなと感じました。それだけシンプルかつ分かりやすく、完成度が高いシステムなのだと感じています。利用者からも「COCOMITEから欲しい情報へたどり着けた」というフィードバックをもらえましたので、ユーザーに満足してもらえたとの実感があります。

当社は建設業なので安全が最優先事項になりますが、安全に関する部署が最もCOCOMITEを活用しています。COCOMITEでマニュアルという形でデータの蓄積を行いつつ、情報発信を行っています。

・閲覧数が月別、マニュアル別に定量化

堀田様：

今までは私達からのマニュアルの発信に対して、実際に見てくれているのかが分かりませんでしたが、COCOMITEは月別やマニュアル別に閲覧数を把握でき、マニュアルの利用状況が定量化されたことも良かった点です。

・版管理に関する問い合わせが激減

上垣様：

文書に関する問い合わせの数も減りました。以前は「この文書は最新版か？」という問合せが毎月複数件ありましたが、今ではほぼなくなりました。

・部署別のイントラネットの更新頻度が下がり運用工数が削減

藤井様：

当社では社内の部署毎に必要情報を掲載したイントラネットを持っており、それぞれの部署で情報や文書の共有を行っていました。

今までは基本となる文書をベースに部署毎に少しカスタマイズする等の、文書の複製が横行していましたが、そのような運用方法ですと版管理が困難です。 そこでCOCOMITEの導入と合わせて所管部署でしか基本的に文書を作らないことを徹底しました。今は基本の文書はCOCOMITEで作成し、COCOMITEで発行できるマニュアル共有用のリンクを各部署のイントラネットに掲載することで、大元のデータを明確にすると共に、どこからでも最新版の文書にアクセスできる仕組みを構築できました。

またイントラネットはHTMLを触れる人しか更新できない等の制約がありますが、COCOMITEであれば誰でも更新が可能なので、既存のイントラネットとCOCOMITEを組み合わせた運用に変更することにより、イントラネット自体の更新頻度が下がり運用が楽になりました。

マニュアル運用で大事にしていること

マニュアル運用で大事にされていることや、気を付けている点等ありましたら教えてください。

藤井様：

下記の点に気を付けて運用しています。

・作成元を明確にすることで、重複や類似した文書をそもそも作らない仕組みに

COCOMITEの運用開始にあたり重要視したのが「この文書はどこの部署が作ったのか」という作成元を明確にするということです。COCOMIITEはフォーマットが固定になっていますが、タイトル部分に部署名をアイコンで入れるという工夫をしました。今までは似た文書を、総務部も人財部も作っている。というようなことが起きていましたが、重複や類似の文書をそもそも作らないような仕組みにしました。

・ユーザーの見やすさを大切に

またこれまでの経験上、個性がでてしまうマニュアルというのはユーザー側からするとすごく見づらくストレスがかかってしまいます。COCOMITEの導入によりフォーマットが画一化されて非常に見やすくなりました。「ユーザーにとって見やすいマニュアル」という大切にしたかった部分が実現できました。

今後の展望

最後に今後の展望をお聞かせ頂けますと幸いです。

藤井様：

今はどんどんマニュアルを作成し、ナレッジをデータ化、蓄積するフェーズにありますが、最終目標は技術者の育成、教育の強化にCOCOMITEを活用していきたいと考えています。新入社員がOJT以外でもCOCOMITEで自己学習できるような環境を更に整えるべく、関連部署にも働きかけているところです。

また、当社は技術者集団の会社なので、CADデータもCOCOMITE上に添付できると更に活用範囲は広がりそうです。

上垣様：

現場技術社員への教育が課題だと感じています。現在は現場技術者に対し本社の技術者がこの日に講義をするのでテレビ会議でみてください。という形での案内がメインですが、現場は日々動いているため都合がつかず、視聴ができないというケースもあります。一度収録した動画をCOCOMITE上にアップすることで、いつでも必要な時にその動画を参照可能な仕組みを作っていきたいと考えています。

また、ただ動画を掲載するだけのプラットフォームとするだけでなく、例えば動画が長尺の場合、それを分割して文字での説明も加えることで手順書化するなど、効果的なやり方を色々と考えてきたいです。教育系の手順書が他社と比較しても少ないと感じていますので、そのあたりをもっと充実させていきたいですね。今は手始めにCOCOMITEを使ってもらい、ツールに慣れてもらう期間と考えていますので、次のステップとして上記のようなことに取り組みたいと考えています。いつでも手順書や教育動画を閲覧することができれば、「若手社員、現場社員の教育環境が整っています。」という形でもっと会社のアピールができると考えています。

堀田様：

今実施している研修等の情報発信にCOCOMITEを組み合わせることで、社員に良い刺激を与えつつ、COCOMITE上でも学びを提供できる仕組みを構築できれば良いなと感じています。