森村商事株式会社様 導入事例「操作画面キャプチャ×説明文」のマニュアル整備で、システム導入期の問合せ対応時間・コスト約95%削減*。
～全文検索で社員の自己解決を促進。150件の規程もAI機能で2ヶ月で移行～

新井様：ツール選定では「検索のしやすさ・既存マニュアルの移行しやすさ・見やすさ」を重要視していました。その中で、COCOMITEが最もそれらのニーズに合っていると判断しました。PPTやPDFをアップロードするだけで自動移行できるAIデータ移行機能や、ファイル添付機能が非常に便利でした。“全社員が使いやすいか・見やすいか”という視点も大切にしました。

太田様：AI機能の充実も後押しになりました。特に規程や規約の移行はAIデータ移行と相性がよく、スムーズに移行できました。全文検索が可能なので、本文中のキーワードでも一発で目的のマニュアルにたどり着ける点が大きな魅力でした。これまで“探す手間”があった部分が一気に解消され、数秒で欲しい情報にたどり着けるようになりました。

新井様：以前は新システム導入時に1〜2件／日ほど問い合わせがあり、1件あたりの対応に30分〜1時間程かかっていました。COCOMITE導入後に、新システム導入した際は、2〜3日に1件程度に減少し、導入から時間が経った現在は、週1回あるかないかのレベルです。問い合わせ内容も不明点が明確なので、対応時間が5〜15分程度に短縮できました。COCOMITEで作成したマニュアルを同時展開した効果が表れていると思います。問い合わせする側も煩わしいと思うので、問い合わせする側・される側の負担軽減につながったのは大きいです。

・問い合わせ件数*：1〜2件／日 → 2〜3日に1件
・対応時間*：30〜60分／件 → 5〜15分／件
*COCOMITE導入前後の、システム導入時発生問合せで比較

新井様：COCOMITEのキーワード検索で、知りたい情報をピンポイントで見ることができ、自己解決に繋がっているのかと思います。問い合わせの多かった箇所はQ&A形式でCOCOMITEに掲載し、自己解決率をさらに高めています。

新井様：AIマニュアル作成アシストで構成と本文のタタキ台を作ってから、編集しました。AIマニュアル作成アシストを使うことで、これまで自分では思いつかなかった構成を提案してくれます。結果として、より分かりやすく、読み手に伝わるマニュアルを作成できただけでなく、「こういうまとめ方もあるのか」という新たな気付きも得られました。
また、ゼロから自力で作るより、作成のハードルが下がりました。システム操作マニュアルは、画面の画像があるとわかりやすいので、スクリーンショットをワンクリックで貼れる機能は、非常に便利でした。もしパワーポイント等で作成していたら、文章や画像の位置等、レイアウト調整で大変だったと思います。

新井様：COCOMITE閲覧者にあたる社員にアンケートをとった際、「キーワード検索できるのが良かった。特に規程規約の内容を参照するときなど、本文中のキーワードも検索に引っかかるのが助かる。」という意見がありました。アンケート回答数30件のうち、7～8割の方は、システム導入時もマニュアル参照で自己解決できたという回答でした。COCOMITEの使い方説明は実施していないにも関わらず、スムーズに利用が進んでいます。

新井様：社内ポータルにCOCOMITE導線のアイコンを設置し流入を促しました。COCOMITEの利用統計機能で検索数ランキングや閲覧数推移が分かるので、活用成果を実感できます。システム導入時の6月は特にアクセス数が伸びて、単月で1000アクセスほどありました。マニュアルを見ながらシステム操作をしている裏付けになると思います。

新井様：COCOMITEで規程類を管理するようになってから、更新も検索も格段にラクになりました。PDFでは本文が検索に引っかからず、どの規程に何が書かれているか探すのが大変でしたが、今は必要な情報にすぐアクセスできます。