株式会社プレナス様 導入事例属人化しやすい経理業務を“活きたマニュアル”で見える化。引き継ぎ時間を1/3に削減し、ジョブローテーションしやすい仕組みへ

和田様：会計基準や税法など、さまざまな知識を習得する必要がありますし、ルールも頻繁に変更されます。そのため、なかなか即戦力化が難しい業務であると感じていました。また、会計のミスは会社としての判断や信用に関わるため、正確性が求められる業務でもあります。

和田様：「この業務は○○さんしか分からない」「その人が抜けると業務が止まってしまう」といった状態が、部内では珍しくありませんでした。体調不良などで休まれた場合、業務を持ち帰って対応したり、納期を後ろ倒しにしたりすることも実際にありました。それらのリスクに加え、他の人が経験を積めない、改善の進捗が担当者に委ねられてしまうという点においても悪循環に陥ってしまいます。

和田様：以前、サブリーダーが退職した際には、短期間での引き継ぎが必要でした。手順書や引き継ぎメモがほとんどない状態で、残された資料を一つ一つ読解していくしかなく、作業を紐解きながら、同時に業務自体の内容を理解することが必要な状況でした。資料は複雑で専門用語も多く含まれるため、理解が大変だった記憶があります。

和田様：ジョブローテーション推進のためには、引き継ぎのスムーズ化が重要です。経理業務は情報量が多く、同じものを見ながら会話できる状態が必要なので、マニュアルがカギでした。しかし、マニュアルツール導入前は、担当者ごとに手順書作成しており、Excel、PowerPoint、Wordで作成されたものに加え、手書きの手順書を代々引き継いでいるケースもありました。「手順書は、引き継ぎ時に使う・業務を覚えるまでだけ使うもの」という認識が強く、引き継ぎ後は見られなくなることが多かったです。結果的に、必要なときに手順書が見つからずゼロから作成したり、口頭で教えたりするケースが発生していました。必要な情報が足りていない、古い手順書しか残っていない、そもそも情報がないという状況を改善するため、マニュアル整備プロジェクトが立ち上がりました。

和田様：業務一覧表はCOCOMITE導入に合わせて作成しました。現時点（2025年12月）で約750業務が一覧化されており、定期的に内容をアップデートしています。業務一覧表があることで、何の手順書を作成すればいいかわかるため、重要なアイテムです。マニュアル作成ルールでは、例えば概要欄には「業務概要」や「業務サイクル」、「所要時間」など9つの必須記入項目を設ける、STEPには標準の手順を記載してイレギュラー対応が発生した際にはコメント欄を活用する、などのルールを設定しています。メンバーもマニュアルの必要性は以前から感じていたので、各自のスケジュールに合わせながらまずは各々担当する業務の手順書作成を進めてもらっています。

和田様：手順書作成は評価されづらい業務です。ステップごとの作業時間短縮が明らかになることで、手順書起点で業務改善された成果が見える化され、評価やモチベーション向上に繋がると考えています。

和田様：まずは各担当者作りやすい比較的難易度の低い業務から手順書作成が進んでいる傾向があるため、高難易度業務の手順書化も進めていきたいです。また、今は見ながら作業できるツールとして「手順書」を作っていますが、業務間の繋がりや一連の業務がわかる「マニュアル」も業務一覧表と紐づけながら作成していきたいと思っています。会社としての取引全体像が見える化され、新人教育等にも活用できるようになればより価値のあるものになってくると思います。

和田様：経理部から始まり、人事部でもCOCOMITE活用が進んでいます。社として統一の手順書化・マニュアル化が進むと、人員配置転換時もスムーズな引き継ぎができると思います。経理部で蓄積してきた、手順書運用の基本形式を会社全体に展開できると良いと思っています。