株式会社TVE 様 導入事例“継続できるマニュアル運用”で、人事総務のジョブローテーションが本格始動。メンバー不在時も業務が止まらない体制へ。

村田様：
前職では、給与計算の一連の流れのマニュアルがありましたが、TVEでは全員が統一して使っているマニュアルはなく、奥村さんが自分で作成したマニュアルを活用して引継ぎをしてくれました。ほかの業務では、口頭ベースでの引継ぎのものもありました。

奥村様：
入社したときは、過去のデータを渡してもらい「今までと同じようにやってみて」という引継ぎ方法でした。「今からやるから見ていて」と口頭での引継ぎ、そして都度質問で覚えるスタイルだったので、その場では分かっていても、再度実行するときに「あれ？どうだったかな？」となることが多かったです。

奥村様：
「マニュアルを整備する必要がある」という話は、以前から部内でも話に挙がっていました。マニュアルに関するセミナーを受講したことをきっかけに、重要性を再認識し、まずは自力でマニュアル整備に取り組み始めました。Excelでマニュアルの雛形を作ったり、管理表を作ってみたりしました。しかし、改定履歴をどう残すか考えたり、マニュアルの見た目やフォーマットを全員に守ってもらうにはどうすればいいか…など、対策するべき事項が多く出てきました。自分でも「面倒だ」と感じる運用を、部単位で取り組む・今後も継続していくことを考えると難しさを感じました。「継続できるマニュアル運用には、専用の仕組みが必要だ」と感じ、マニュアルツールの検討のきっかけになりました。

村田様：
退職や、長期的にお休みされる方がいる際にも、余裕をもって引継ぎ等ができる体制を整えたいという話が以前からありました。その一方で、給与計算のように「絶対に間違えられない」業務ほどマニュアルがなく、「ローテーションしたくても引き継ぎが大変」「やり方を標準化しないと任せられない」というジレンマを抱えていました。

奥村様：
全社のDXプロジェクトの中で、「COCOMITEを導入し、マニュアル整備・運用を安定させる」というテーマで発表しました。当初掲げていたマニュアル作成数の目標を早々に達成し、右肩上がりで数が増えています。

村田様：
他の部署の皆さんの興味関心度合も高かったです。DXの一つの形として、マニュアル整備も評価してもらえたと思います。

村田様：
作る側としては、ある程度制限をつけてくれていたほうが楽なんです。言葉遣いや文体なども統一できた方が読みやすいため、最初にルールを定めておいて良かったです。

村田様：
COCOMITE専用のTeamsチャンネルは、週1くらいのペースで何かしら動いている感覚です。他のメンバーが新しいマニュアル作成をしていることに全員が気づけるので、モチベーション維持という点で効果的だと感じています。

村田様：
年末調整の処理をしながら、ダブルモニターでCOCOMITEを開いて、忘れないうちにスクリーンショットを貼っていきます。終わったあとに思い出しながら作るよりも、来年の自分のために今記録しておくイメージです。

奥村様：
ジョブローテーションを見据えた「教わった人がマニュアルを作る」方式も取り入れています。
例えば、私がExcelで作っていたたたき台をもとに引継ぎをし、引き継ぎを受ける側がCOCOMITE上にマニュアルを整備。その際の承認者は前任者である私が務めます。
教えた内容がちゃんと伝わっているか、理解できているかの確認にもなり、非常に有効だと感じています。教えてもらった人は初心者目線でマニュアルを作れるので、将来的に引き継がれた方にとってもわかりやすい内容になっていると感じています。

奥村様：
たとえ前任者として内容を分かっていても、やってもらった業務内容の正誤をチェックするときはあえてマニュアルを開きます。「注意」と書いてあるポイントを見ながら確認できるので、チェック観点が揃いますし、イレギュラーが起きたらステップ内に追記していくことで、マニュアル自体も育っていきます。

奥村様：
一番の目標は、「誰が休んでも同じレベルで業務をこなせる体制」を作ることだと思っています。今のうちからCOCOMITEを活用した業務ローテーションを進めて、突然人が抜けても耐えられるよう備えたいです。

奥村様：
マニュアルがあることで、属人性が解消され、部門としての安定性や生産性が上がっていくことを期待しています。